J’ai actuellement un projet ou je dois organiser plusieurs sessions de formation en présentiel pour une chaine de magasins dans toute la france, avec plusieurs participants par session, trouver des créneaux pour tout le monde, trouver des salles dispos, etc…
J’ai testé doodle, qui fait bien l’affaire sur la partie « trouver un créneau », mais j’aimerais avoir d’autres options, par exemple : option pour les participants de choisir de suivre la formation dans telle ou telle ville, demander aux participants s’ils ont la possibilité de mettre une salle à disposition, etc…
Avez vous eu l’occasion de tester des alternatives à Doodle ?
S’il s’agit d’une chaine de magasins, disposent ils peut être déjà d’outils en interne?
Exchange, Sharepoint, intranet, Lotus, etc.
Une 1ère piste à explorer: quels sont les outils collaboratifs/échanges de l’entreprise?
Non, je suis missionnée par la direction marketing du groupe, et ils fonctionnent « à l’ancienne », pas d’outils en interne à part outlook… maintenant peut-être que outlook fait ce que je veux ?
Mais sachant que j’ai une quinzaine de sessions à organiser avec 6 à 8 participants par session, je sens que ca va être galère…
Si au niveau infrastructure SI, votre client est full Microsoft et utilise outlook il est fort probable qu’ils dispose d’une infrastructure d’annuaire et d’authentification Active Directory (AD). Ils ont donc probablement un ou plusieurs serveurs Exchange.
Exchange intègre d’office une fonction de gestion de calendrier, partage de ressources, … en utilisation conjointe avec Outlook bien sûr.
« à l’ancienne »…Outlook?!
Si, comme le souligne @flibaud, ils disposent d’un serveur exchange (ce qui est fort probable), vous disposez d’un des outils les plus puissant sur le marché en terme d’organisation de réunion.
Si le personnel renseigne bien son agenda, vous aurez une vue sur toutes les disponibilités des personnes à former (lors des invitations, vous aurez une vue sur les dispos de chacun).
Si en plus, sur le serveur Exchange, un dossier commun a été créé pour les salles de réunion, vous aurez les disponibilités de ces mêmes salles.
A voir avec l’administrateur et/ou ceux qui gèrent les dossiers communs.
Oui je suis d’accord pour outlook, mais comme pour n’importe quel outil, il n’a de valeur que si les gens savent s’en servir…
Or ce n’est visiblement pas le cas des gens à qui j’ai affaire. De plus en tant que prestataire, ils ne me donnent pas accès. D’autre part, les directeurs de magasins que je dois former ne sont pas sur le meme reseau que le siège , et des personnes exterieures à l’entreprise sont également concernées.
Donc je reviens à ma question initiale: avez vous eu l’occasion de tester des outils similaires à Doodle, hors outlook ?
C’est encore une problématique d’usage, de méconnaissance des fonctionnalités des moyens et des plates-formes.
Exchange est une plate-forme de messagerie et collaborative relativement ouverte fonctionnant en conjonction avec les autres comme Sharepoint.
Si la structure fonctionne encore comme à l’ère « pré-digital », ils sont pas « sorties de l’auberge ». je connais bien le secteur du « retail » et malgré les incantations des poids lourds du secteur, ils vont avoir du mal pour leur « transition numérique ».
Peu importe la solution retenu, cela sera difficile à mettre en place sans une solide argumentation et la mise en place d’une stratégie de formation progressive pour ce type d’outils. Tout le monde n’est pas un « homo-numéricus ».
Il faudra voir également si au niveau sécurité des solutions comme Doodle sont accessibles, car je suppose qu’il y a des filtres de mis en place.
Je ne connais pas d’alternative tout en un, mais tu peux peut-être garder doodle pour trouver les dates et utiliser Google Forms pour gérer le sondage pour tes options?
Alors d’autre part… Si nous n’avons pas tous les éléments en main, on ne peut pas les deviner
Ce genre de démarche ne se fait jamais volontairement (c’est du domaine du rêve de penser que plus de 100 personnes vont gentiment renseigner ton doodle), et j’en reviens à ma réponse initiale, s’ils n’utilisent pas Outlook, un outil qu’ils ont déjà … ils n’en utiliseront surement pas un autre et encore moins plusieurs.
Si tu veux gagner du temps, tu laisses tomber les outils, tu demandes à la direction générale (ou demande à ton interlocuteur direct de faire passer le message par la DG) de faire un mailing aux personnes concernés pour te donner sous huitaine leurs disponibilités et ce de manière coercitive.
Tu récupères les dispos, tu organises les sessions, tu renvoies les planning à la DG et eux font passer le message aux personnes concernés.
Point barre.
Sinon tu mettras des semaines, dans le meilleur des cas, à organiser ça en t’arrachant les cheveux.
