A la recherche du process idéal : votre avis sur mon organisation en tant que freelance


(Camille) #1

Bonjour à toutes et à tous !

Je souhaite optimiser mon processus global en tant que freelance, conceptrice de Wordpress. Si je suis encore débutante dans mes relations-clients, je commence à identifier des points faibles dans mon organisation avec eux, à différentes phases de la mission.

A prendre en compte :

  • Je travaille en remote, je ne rencontre pas mes clients
  • J’aime beaucoup passer par Malt, l’argent est provisionné dès le début de la mission
  • Je suis encore en réflexion si je marche au forfait 100%, temps passé 100% ou un peu des deux, pour l’instant je suis au forfait 100%

Quel est votre avis sur mon process ? Quels les points où je perds carrément mon temps ? Est ce que mes chiffrages au temps sont réalistes ?

Merci pour vos retours !!! :pray::pray::pray:

1) Prise de contact

  • Conversation Skype (1h ou 2)
  • Audit du site
  • Signature d’un NDA à la demande du client
    :arrow_right: 1 journée

2) Réalisation du devis

  • Mini cahier des charges qui reprend les grandes briques de la conception (3h)
  • Chiffrage au temps de chaque brique (2h)
  • Proposer au client de gérer la phase “modifs” dans un format “au temps passé” ou sous forme de “crédits” -> là je sais pas comment déployer la démarche
  • Remplissage du cahier des charges (typo, couleurs, arbo existante) (4h)
  • Validation du cahier des charges avec le client (check + réponses aux questions sur Skype) (2h)
    :arrow_right: 1 journée voire 2

3) Signature du devis + approvisionnement de la mission
:arrow_right: entre 1 et 3 jours

4) Début de la mission

  • Planification des tâches dans mon Trello (2h)
  • Réception des assets (texte, medias + logos)
  • Partage d’une roadmap au client (sous forme de Google doc partagé et mis à jour chaque jour) (2h)

5) Phases de conception

  • Propositions diverses (arbo, thèmes, etc.)
  • Retours clients sur ces propositions
  • Développement
    Toute cette partie est très floue dans mon process

6) Phases de tests

  • Envois d’outils au client pour ses tests (maquettes en général) -> jusqu’à présent je faisais un Skype avec le client où on checkait page par page. C’était uuuuuuultra long et contre-productif surtout que le client se méprend, il me parle tjs de modifications supplémentaires (encore une modification de couleurs ou bien, une idée de fonctionnalité). Comment vous y prenez-vous ?

7) Fin de la mission - Livraison

  • Paiement de la mission
  • Envoi des fichiers et de la documentation

(Karim) #2

À la volée

“Début de la mission,
Planification des tâches dans mon Trello (2h)
Partage d’une roadmap au client (sous forme de Google doc partagé et mis à jour chaque jour) (2h)”

La planification devrait être prévue avant le début de la mission avec un planning prévisionnel déjà fourni avec le devis.
La roadmap doit être validée a la signature car le client doit prendre des engagements: validation, présentation…
S’il ne respecte pas sa partie, il te met dans le jus.
Donc dans les règles à mettre en place des le début, tout retard de sa part entraînera le retard du projet (SI tu bosses sur un autre par ex) et ne pourra pas t’être reproché

"5) Phases de conception

  • Propositions diverses (arbo, thèmes, etc.)
    Retours clients sur ces propositions"

C’est a discuter lors de La Réunion de cadrage, qui précède la signature du devis
Car il s’agit de présenter un devis sur une estimation du travail à faire

"il me parle tjs de modifications supplémentaires (encore une modification de couleurs ou bien, une idée de fonctionnalité). "

SI La Réunion de cadrage a été correctement réalisée, la proposition de devis travaillée (avec des allers retours), les règles de prestation fixées… ceci est un avenant au contrat et demande facturation

Pour la phase de tests, et pour le reste:
Pendant chaque mission il faut consigner se que tu fais, les problèmes rencontrés, etc. … pour faire un bilan.
Y compris un bilan financier sur le temps passé / prix de vente… sur le total et sur des parties de la prestation (calcul de la marge brute). Attention, intégrer les coûts fixes et le salaire minimum avec charge que tu souhaites.
Afin de:
Ne pas reproduire les mêmes erreurs.

Mettre en place des routines de tests (que tu feras faire au client seul), la signature de la recette ne te prendra plus de temps.

Et voir ou tu perds du temps pour rectifier le tir et améliorer ta marge brute.
Car au forfait, lorsque tu maîtrises tout ca, tu as un formidable levier d’augmentation de ta marge: à coût constant, tu peux fortement diminuer le temps passé (tu ne vends plus du temps)

Fut un temps où je formais des fournisseurs de prestation au cadrage et au suivi de prestation.
On retrouve toujours les mêmes problèmes (ce n’est pas une critique, on a tous commis les mêmes erreurs): comment mener une réunion de cadrage, préparer un devis, suivre sa prestation, vérifier ses marges pour les améliorer d’une prestation a une autre.
Pour l’instant, il faut retravailler ton cadrage pour ne pas avoir à faire pendant la prestation des choses qui devraient être acté à la signature du devis


(Camille) #3

Wahou merci Karim pour cette explication riche. Je vais retravailler mon plan en fonction de ce que tu me dis, j’aurais certainement des questions complémentaires par la suite si je peux me permettre :slight_smile:
Merci encore !


(Karim) #4

il n’y a pas de quoi.

Je reviens sur un point sur lequel il est important d’insister (meme si il y en a beaucoup d’autres)

“Est ce que mes chiffrages au temps sont réalistes ?”

Dans les temps annoncés il y a des temps en heure et d’autres en jours.

N’y a t il pas un mélange entre délai et temps?
SI tu attends 3 jours une réponse, il s’agit d’un délai, que tu ne peux pas facturer mais qui entre en ligne de compte dans ton planning.
Il faut bien faire le distinguo entre temps passé (temps de travail) qui sert à calculer ton coût de production avec les délais (qui ne sont pas facturable) mais qui influent sur ton planning prévisionnel.

Ensuite tu demandes si ton chiffrage est réaliste.
Tu es seule à pouvoir répondre à cette question, c’est ton job.
Pour tes prochaines prestations, tu notes toutes les actions que tu mèneras… absolument toutes.
En face de chacune, tu mets le temps passé.
Au bout de quelques prestations, tu appliques le PERT à 3 points une méthode de calcul de temps moyen.
C’est ce temps moyen que tu appliqueras à chaque action pour calculer ton devis (en plus des charges fixes ramenées à la prestation, charges variables, salaire + charges, marge sur prestation).

Tout ça parce que tu ne peux pas te contenter de l’à peu près. Ce qui est ton cas.
Car sur la vente de ta prestations, tu vas insérer un salaire journalier mais aussi une marge sur la prestation.
Si tes temps ne sont que de l’à peu près, et que tu passes plus de temps que prévu, tu manges sur ta marge et souvent sur ton salaire (ton taux journalier diminuera).
Finalement tu te payeras moins et en plus, car plus de marge, tu n’auras plus de provision sur trésorerie.


(Damien Monni) #5

Je suis plutôt d’accord avec tout ce qu’a dit Karim.

En ce qui me concerne, j’ai un profil assez proche du tiens : développeur web full stack, je ne travail qu’en remote. Une différence peut être est que je suis probablement sur des projets un peu plus longs que les tiens en tant que full-stack. Je suis assez récent dans le monde du freelance donc mon expérience n’est pas encore très grosse et je cherche aussi des pistes d’amélioration.

Je suis encore en réflexion si je marche au forfait 100%, temps passé 100% ou un peu des deux, pour l’instant je suis au forfait 100%

Idem, je suis au forfait 100%. Facturer au temps passé ne me semble pas vraiment possible dans mon cas pour plusieurs raisons :

  • Je ne travail qu’à distance : je ne n’imagine pas qu’un client me fasse assez confiance pour se faire facturer au temps. Si je lui annonce qu’il m’a fallut 2 mois pour développer son appli, rien ne prouve que je n’y est pas passé qu’un mois.
  • Les clients que j’ai eu jusqu’à présent ont besoin de visibilité. Il veulent savoir dès le début du projet combien cela va leur coûter. Facturer au temps passé, même avec une enveloppe au départ n’est généralement pas assez précis.
  • J’aime être libre de mon temps. J’ai choisi d’être freelance pour bosser quand je veux, où je veux. Si je veux me prendre une pause de 15 jours, je le fais. J’ai donc tendance à ajouter une marge de temps dans le planning que j’estime. Si j’estime 1 mois de travail, je vais plutôt annoncer 2 mois (mais je ne facture qu’un mois bien entendu). Facturer au forfait me limiterait dans cette liberté que je me donne.

Je n’ai pas encore réussi à trouver de freelances en remote qui facturent au temps passé. Quelques retours d’expériences seraient très intéressants. :slight_smile:

Concernant les temps que tu énonces, je suis plutôt dans ces plages là aussi. Je m’applique et passe beaucoup de temps sur les devis (gratuit donc), mais c’est un choix. J’ai eu plusieurs retours clients qui apprécient mon engagement dans la phase de devis/conception de la solution, et c’est ce qui m’a permis de gagner des appels d’offres lorsque j’étais mis en concurrence malgré ma faible expérience.

Envois d’outils au client pour ses tests (maquettes en général) -> jusqu’à présent je faisais un Skype avec le client où on checkait page par page. C’était uuuuuuultra long et contre-productif surtout que le client se méprend, il me parle tjs de modifications supplémentaires (encore une modification de couleurs ou bien, une idée de fonctionnalité). Comment vous y prenez-vous ?

Je fais pareil, et même constat : il y a toujours quelque chose à modifier. Même si j’essaie de restreindre au maximum le scope dès le devis, il y a toujours quelque chose à modifier. Je pense que c’est dû au développement web, où il est impossible de tout prévoir. Afin de limiter au maximum les modifs imprévues :

  • Je fais des maquettes dès la phase de devis. Les maquettes sont gratuites pour le client. Ça me fait perdre du temps, mais qui est largement récupéré sur la phase de conception. Les maquettes sont un excellent moyen de figer la partie design dès le début. Au passage, si tu ne connais pas, pour tes maquettes je te conseil d’essayer Figma.

  • Lors des réunions d’avancement, si le client me demande une modif, je ne dis plus “oui” mais plutôt “je vais étudier ce que cela représente comme travail et je reviens vers vous”. Si c’est une petite modif, généralement je la fait, sinon, cela me laisse le temps de lui expliquer pourquoi cela sort du scope par mail. C’est souvent plus facile qu’en live au téléphone.

  1. Phases de conception
  • Développement
    Toute cette partie est très floue dans mon process

J’utilise un processus assez simple dans mon cas.
Un dépôt Git sur Bitbucket pour garder une trace de tout ce que je fais, et un Trello qui liste et priorise tout ce que j’ai à développer. Dès que je pense à un test à réaliser je le note dans une colonne test, dès que je trouve un bug dans mon code que je souhaite corriger plus tard je le rajoute dans la liste des taches etc. Régulièrement je reprends mon planning et je fais sur le point sur mon avancement.

Quand tu développes, tu te retrouves parfois face à certains “dilemmes”, où tu détectes certaines choses que tu pourrais améliorer mais qui ne sont pas urgents ou nécessaires et te prendraient donc du temps supplémentaire. Dans ce cas je rajoute ça tout tout en en bas dans ma liste des tâches et je vois à la fin du projet si je le fais ou pas.


(Karim) #6

Le maquettage de site web s’appelle le wireframing.
Avec cette recherche:
wireframing tool
il y a de quoi en trouver de nombreux.


(Damien Monni) #7

J’ai pas dis le contraire. Je suis juste vraiment fan de Figma que je considère comme un petit bijoux dans le domaine, et j’en profite pour le mentionner. :slight_smile: (et pour donner mon avis, non maquettage ne veut pas dire wireframing, le maquettage couvre un spectre bien plus grand que le wireframing).


(Karim) #8

Pour les puristes, le wireframing est du maquettage ou prototypage horizontal.
Le but était de permettre de rechercher plusieurs outils pour choisir le plus adapté, rien de plus.
Ce n’est pas le sujet, ne débordons plus.


(pierre) #9

Bonjour @camille_rabier je vais répondre au fur à mesure de tes points. :wink:

Tu peux travailler en direct avec un client et lui demander 100% d’acompte à la commande. Cela fonctionne bien aussi. :slight_smile:
Quel est ton TJM ?
Je t’invite à facturer plutôt au temps passé, cela permettra d’avoir une relation plus saine avec tes clients. Par définition un client change d’avis et c’est une bonne chose pour le projet. Si tu es au forfait tu va accueillir le changement avec du stress, si tu factures au temps passé alors il sera plus simple de changer les priorités puisque c’est le client qui supporte le coût de ses changements. :wink:

Je vais répondre point par point ci dessous. :smiley:

Une heure par téléphone/Skype avec le client c’est une bonne chose.
Prépare toi une trame que tu suit à chaque fois et que tu complète au besoin.
Tu peux même envoyer cette trame en amont au client pour qu’il prépare les éléments avant le RDV, cela fait gagner du temps et permet de tenir le délais. Tu donneras une image professionnel si tu fait cela.

Je ne comprend pas comment tu passe de 1 heure à 1 jour.
L’audit du site actuel doit te prendre le minimum de temps possible, normalement tu peux faire cela en live pendant l’heure avec le client si ta trame est propre.

Tu offres à ton prospects le travail de conception de son site. Cela doit être facturé.
Si ton prospect ne sait pas ce qu’il veux tu peux commencer avec une prestation de quelques heures/jours pour définir le besoin. Facture là au temps passé en mettant une limite haute pour rassurer le client. Le livrable de cette première prestation est un cahier des charges ou équivalent.

Si ta trame est bien faite alors dans la première heure avec ton prospect tu l’as remplis en live et tu n’as pas besoin de passer 3 heures à la compléter. J’ai une règle d’or, mon compte rendu de rendez-vous part à la fin du RDV sinon il risque d’attendre longtemps car j’enchaine sur un autre RDV client derrière et que j’en fait 30 à 50 par semaine. :wink:
Cette façon de procéder permet d’être sur de limiter le temps passé sur des éléments qui ont peu de valeurs ajoutées.

Tu fait quoi concrètement pendant ces 3 jours ? Tu attends ou tu travailles pour le client ?
Les temps travaillé et les temps passé à attendre ne sont pas clair dans ta description. :slight_smile:

Tu passes réellement 2 heures à créer des tâches dans ton Trello ?
Ta roadmap tu peux ré-utiliser le même fichier. :slight_smile:

Normalement c’est ce qui fait l’objet du devis. Tu expliques les différentes phases et tu fournis des livrables.
Qu’est-ce qui est flou sur cette partie ?

Une présentation en live c’est pas mal. Tu peux aider le client à préparer cela en faisant la liste des points à vérifier (en reprenant le devis) et préciser ou il va trouver chaque élément.
Tu peux même faire un screencast pour présenter ton travail.
Envoyer la vidéo au client.
Lui demander de prendre des notes.
Faire un call avec lui de 30 minutes pour écouter ses retours.

Dans tous les cas un retour est positif. Il y a deux cas de figures :

  1. Le retour est compris dans le contrat
  2. Le retour n’est pas compris dans le contrat

Dans le premier cas tu prends en compte ses retours et tu fait une deuxième livraison.
Dans le second cas tu écoutes attentivement ses demandes et tu lui fait une offre complémentaire.
C’est sain qu’un client souhaite aller plus loin. :slight_smile:

A cette étape pense à faire signer un document reprenant tout ce que tu as livré et le faire signer par le client, cela permet de déclencher la facturation.

N’envoie pas les fichiers ou les accès technique tant que tu n’as pas reçu le virement complet de ce que le client te doit. :wink:

Au plaisir d’en discuter,
Pierre


(Camille) #12

Merci Pierre pour ta réponse ultra complète !
J’ai laissé passer quelques jours pour revenir avec de nouvelles questions et des pistes d’amélioration.

Je suis désormais passée au tarif horaire (TJM de 300 euros TTC).

L’idée de la trame est une bonne idée si je le fais sérieusement et qu’elle est claire dans mon process. Comme en plus les clients débordent et que j’ai encore un peu de mal à cadrer, leur envoyer en amont est une bonne idée !

D’accord, pour le coup, le client n’avait aucun accès à ses fichiers, auditer a été très complexe. Tu fais comment dans ce cas de figure ?

Ca peut répondre à ma question précédente.

Oui c’est du temps passé, je ne le facture pas.

Maintenant que je sais facturer au temps passé, la question ne se pose plus.

Concernant la phase de test, je vais utiliser ça. Ça part dans tous les sens pour la validation, j’ai eu bcp de mal à cadrer mon client précédent.

D’accord, il faut que je le fasse plus sérieusement !

Merci encore !!


(GestionProjet) #13

Ce message a été signalé par la communauté et temporairement masqué.


Proposé avec ❤️ par Pragmatic Entrepreneurs
Agence de conseil - Ajoutez du pragmatisme dans votre entreprise