Comment bien gérer son temps ?

Hello,

Quelles méthodes/techniques utilisez-vous pour bien gérer le temps consacré à votre entreprise ?

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En vrac :

  • Définir les priorités : classer ses tâches en 3 catégories (A à faire rapidement, B à faire soi même mais pas d’urgence, C : déleguer la tâche)
  • Utiliser des “prime time” : Bloquer des parties dans la journée qui sont dédiées seulement à faire une tâche et pas à gérer des interruptions.
  • Vous n’arriverez jamais à tout faire : Concentrez-vous sur les choses qui vous permettront le plus d’atteindre vos objectifs ou que vous pouvez faire rapidement, et ne vous en faites pas pour le reste.
  • Utiliser une to do list : Lister les tâches, déterminer le temps nécessaire pour chaque tâche, réserver du temps pour les interruptions, mettre les priorités et suivre les résultats.
  • Règle des 70-30 : Pour avoir une certaine flexibilité, 30% de votre temps devrait être réservé pour gérer des interruptions, pour penser etc. Ce pourcentage dépendra des circonstances de travail.
  • Terminer les tâches ; Une mauvaise habitude consiste à ne pas terminer une tâche et devoir recommencer dès le début. Une fois que vous commencez une tâche, n´arrêtez pas
    avant d´atteindre un point à partir duquel il est facile de reprendre la tâche.
  • Gérer les interruptions : On passe pas mal de temps à répondre aux questions d’autrui. La prochaine fois que quelqu’un vous demande de faire quelque chose, réfléchissez si pour vous c’est la bonne chose à faire. Pensez à comment gérer ceci de manière efficace.

En bonus, voici un petit graphique “théorique” qui vous donne la répartition de votre énergie dans la journée. Une bonne gestion de temps, c’est aussi bosser aux bons moments.

A compléter bien sur.

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Utiliser une solution de time tracking. Il y a plein de solutions, du petit soft à la grosse machine.

Pour notre part nous utilisons (logiquement) Sellsy (dont nous sommes l’éditeur).

Mais le principe reste le même pour toutes les solutions : logger ses temps et analyser à postériori.

C’est un facteur essentiel car le temps passé reste très suggestif : passer une heure sur un dossier barbant vous paraitra plus long qu’une heure sur un dossier enthousiasmant.

Le time tracking permet de mesurer sans biais votre temps passé et d’en tirer les enseignements pour gagner en performance.

Personnellement, j’utilise Getting Things Done pour organiser et prioriser mes tâches. Puis Pomodoro pour rester focalisé sur un seul sujet à la fois, ce qui me permet de mieux le réaliser.

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Il y a également toggl pour le time tracking : https://www.toggl.com

Personnellement j’ai détourné le Scrumboard pour en faire un outil de gestion des tâches et de mon temps. Je dois dire que c’est super efficace.

J’ai pu gérer jusqu’à une quinzaine de projet en même temps ou de nombreux intervenants externes intervenaient tout en gérant le quotidien.

Pour en avoir discuter avec quelques personnes (plutôt dans le monde du lean), nombreux sont ceux qui utilisent des techniques similaires: à base de scrumboard ou de kanbanboard.
Quel que soit le tableau, on l’utilise à peu prêt tous de la même manière (même si chacun a ses petites habitudes).
Tous ceux (que j’ai rencontré) qui utilisent le management visuel passent par ce genre de tableau pour gérer leur quotidien.

Si vous êtes intéressé par le détournement d’un board en outil de gestion de projet et gestion du temps, voici un lien: http://www.exam-pm.com/detourner-lutilisation-dun-scrumboard/

Toutes les autre méthodes testées sont soit trop complexes à mettre en oeuvre pour un retour assez faible (GTD par ex.), soit trop orienté “tâcheron” comme pomodo (qui va bien lorsqu’on ne fait pas de travail “intellectuel” mais qui ne convient pas à tous: on est pas des machines)

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Utiliser un scrum board, c’est une bonne idée que j’utilise aussi. C’est clairement de l’artillerie lourde mais qui, pour moi, ne répond pas complètement à la question initiale qui concerne le temps consacré à l’entreprise, pas que aux projets qui lui sont liés.

Je trouve exagéré de dire que GTD est complexe à mettre en place pour un faible retour : 3 listes (5 si on veut suivre la technique à la lettre) et 10/15 minutes par jour pour les gérer (ajouter et déplacer des tâches), ce n’est pas complexe. De plus, ce n’est pas une méthode de suivi/gestion de projets comme celles dérivant du lean, c’est une méthode qui permet d’organiser son travail au quotidien. Ça reste personnel et peut très bien être utilisée en complément des méthodes citées.

Enfin, comparer pomodoro à du tâcheron est réducteur. Je rappelle que son but premier est de se concentrer sur une tâche sans être perturbé par autre chose. C’est justement pour cela que je l’utilise et ça ne m’empêche pas de faire du travail intellectuel. Je m’en sers par exemple pour faire des recherches sur des sujets précis comme améliorer une faiblesse de mon organisation ou bien anticiper un besoin technique alors que je n’ai pas les compétences. Au final, je m’en sert très peu pour dépiler car j’utilise justement du scrum ou du kanban au quotidien sur mes sujets principaux.

Que ce soit GTD ou Pomodoro, ce sont des techniques d’organisation personnelles alors que celles issues du lean s’appliquent à un ou plusieurs projets. Elles sont complémentaires.

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Hello,
J’ai trouvé un blog qui parle justement de méthodes pour gagner du temps au bureau, c’est ici : http://astuces.daruma.co/12-astuces-pour-vous-degager-du-temps-libre/
Ca m’a bien aidé.
Blandine

Bonjour,

Hypersoft est un éditeur logiciel spécialisé sur les sujets reporting, analytics pour professionnels. Notre solution OmniContext produit des reports à partir de données collectées depuis PC, mobiles, tablettes et serveurs. Ces rapports proposent des métriques objectives et indépendantes sur un certain nombre de sujets comme :

• Gestion de la communication, du temps
• Habitudes de travail
• Déplacements
• Réseau de communication
• Objectif/Productivité

Cette solution ne nécessite aucune saisie et est accessible ici http://omnicontext.org

Bienvenue !

Michel.

Bonjour,

Gérer son temps c’est aussi se vider la tête de toutes ces informations qui nous tombent dessus.
Et c’est en effet ce que nous apprend la méthode GTD.

Je suis architecte dplg et j’ai fais développer pour les architectes une application qui permet de créer un historique d’actions de la journée, ce que je faisais avant sur un fichier excel.
L’avantage de cette application c’est que c’est dans la poche et que vous l’avez constamment à portée de main !
À chaque fois qu’une action est menée pour un Maître d’Ouvrage (c’est comme ça qu’on appelle un client chez nous) on l’enregistre et ça prend moins de 8 secondes : du coup vous captez l’information à la source et le cerveau n’est pas obligé de retenir l’information, vous êtes libre de penser à autre chose !!!
Et même si le projet s’arrête pendant quelques semaines, vous retrouvez immédiatement le point où cela s’était arrêté.

Cette application s’appelle “ADSO timer”, vous la trouvez pour iPhone pour l’instant, la version Android est en cours de compilation. Il y a une vidéo également sur youtube pour comprendre l’intérêt de la chose !

Tout est fait pour que la prise d’information soit la plus fluide possible !
Amusez-vous bien !

Bonjour,

Une méthode simple et pourtant efficace est :

  1. ne pas faire de “to do list”. Car plus la liste est longue…plus le cerveau retient les “points négatifs à faire ou non faits” ! (même si on a dépilé sa liste.
  2. prendre 5 minutes tous les matins pour établir une fausse “to do liste” calée sur votre planning de la journée, toujours avec le moins d’items possible. Car à chaque fois qu’une action est traitée…votre cerveau se focalise sur les thèmes restant. Et s’il y en a peu…c’est source de satisfaction.
  3. Pour terminer, ne pas oublier qu’il vaut mieux consacrer son temps aux 20% d’activités générant 80% des gains potentiels (loi de Pareto). Les 80% autres activités (éventuellement identifiées…le mieux étant de ne même pas les voir) sont en général sans importance.
    Donc, charge à vous de bien distinguer ce qui est important de ce qu’il ne l’est pas.
    Car pour rappel : Urgent ne rime pas toujours avec important !
Proposé avec ❤ ️par Camille Roux