Salut à tous,
J’aurais voulu savoir comment vous faîtes pour gérer vos documents (factures, payes, etc) tant au niveau physique qu’électronique.
Merci,
Guillaume
C’est une très bonne question, que peu traite correctement.
Nous sommes dans un monde ou le papier nous envahis (administrations, organismes, …).
Personnellement tout ce qui entre est numérisé d’emblée et je génère un minimum de documents papier que quand c’est absolument nécessaire. Par exemple, j’envoi les factures par voie électronique.
La réglementation évolue dans le bon sens également mais, il y’a encore du chemin à faire et ce entre sur l’authentification unique de l’entreprise et des documents.
Tu numérises via scanner ou smartphone ?
Après niveau stockage c’est difficile (pour moi) de faire confiance à un Google ou Microsoft.
De plus, il n’y a pas de recherche full-text sur ces systèmes.
J’avoue que la création d’une solution pour répondre à ce genre de besoin me fait de l’oeil (j’ai déjà commencé à aborder certains aspects).
Mais en premier lieu je ne trouve pas de concurrents dans ce domaine et je me demande si je suis le seul à avoir ce besoin.
Pour le stockage il y a des services « Made in France » comme celui d’OVH Hubic ou iKeepIncloud. Reste la solution « DIY » en utilisant des logiciels libres comme Owncloud ou Pydio couplé à un hébergement de site web. Il ne faut pas avoir peur de mettre les mains dans le moteur ou alors faire appel à un prestataire pour la mise en place et la maintenance.
Pour la numérisation, j’utilise personnellement un vieux CANON Lide 110 qui n’est plus de première jeunesse. J’envisage l’achat d’un scanner ce type Brother DS-720D autour de 150€ TTC qui fait du recto/verso ce qui peut représenter un gain de temps appréciable. Si on a du volume, il ne faut pas hésiter à monter en gamme avec ce genre de matériel : HP Scanjet 5590 (350€TTC).
Bonjour,
Une GED est composée de 3 systèmes:
- La partie numérisation, avec un scanner OCR permettant la reconnaissance de caractères (pour les recherches de contenus par ex.)… sans l’OCR, on perd toute la puissance de la GED.
- Une partie stockage: online ou sur serveur de fichier (un NAS fait l’affaire, je conseille un NAS RAID5 pour plus de sécurité quand même)
- Et d’un logiciel GED permettant le triage, le stockage, l’archivage, le marquage, l’horodatage ou la recherche de documents (tous les constructeurs, en tout cas les + gros, de scanner/copieur proposent une solution maintenant).
Concernant la réglementation pour les échanges dématérialisés (qui est encore autre chose):
L’arsenal réglementaire est en place, et les échanges fonctionnent très bien (dans le secteur public par exemple ça devient la règle pour les échanges inter administration).
Mais, il faut que les entités qui échangent entre elles passent par des organismes habilités, telle la caisse des dépôts et des consignations.
C’est un abonnement qui permet de gérer les certificats et échanges de manière sécurisée (ce n’est pas si chère que ça… quelques centaines d’euros + un abonnement annuel).
Pas évident de trouver des clients ou fournisseurs ayant passé le pas de la dématérialisation des échanges, pour l’instant ce sont les administrations qui sont le plus en avance sur le sujet.
Pour cette raison, ça ne vaut peut être pas le coup d’investir dans ces échanges dématérialisées pour le moment… mieux vaut se concentrer sur la GED.
Edit: voici un exemple de solution par Canon http://www.therefore.net/fr/fr/
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Et bien merci pour vos réponses.
En effet, l’échange de documents semble être un sujet à part entière dans le domaine pro.
Mon idée de départ était la mise à disposition d’une GED « simple » (OCR + Recherche Full-Text) à destination des particuliers (dans un premier temps) et des professionnels (dans un second temps et pour des besoins basiques).
Je vais donc m’intéresser de plus près à comment les particuliers traitent leurs documents.
Personne ici ne parle d’Evernote?
De mon côté :
Scanner : Fujitsu ScanSnap
OCR + GED : Evernote
Je classe un peu mes papiers dans des carnets, mais la vrai fonctionnalité géniale pour moi, c’est l’OCR automatique et le moteur de recherche directement dans les documents.
Cordialement,
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Bonjour,
Effectivement le stockage Saas, avec des services tel Evernote sont des alternatives mais, et c’est là le problème, ces services ne garantissent pas 2 critères fondamentaux d’un système d’information: L’intégrité et la pérennité des données sauvegardées sur leurs systèmes.
Tous déchargent leur responsabilité sur ces points (lire les CGV)
Certes les problèmes sont rares, mais ils arrivent.
Un fournisseur IT m’expliquait qu’un de ces clients avait perdu toutes ses données contenues dans un service Saas (service très connu).
Au bout d’un mois, ils ont réussi à récupérer une partie des données, mais seulement une partie.
Les services de stockage Saas doivent être un complément et non un stockage unique… trop risqué.
Tu as totalement raison, mais ça vaut pour tous les systèmes de stockages, il faut toujours avoir des solutions de back up (dans mon cas : Disque Dur + Dropbox + Evernote + Gmail (en effet, la plupart des documents importants, je les envoie un moment ou un autre à quelqu’un par mail 
) )
Je ne m’étais pas rendu compte que Evernote, ainsi que GDrive proposait déjà l’OCR et la recherche full-text …
Du coup, ça répond à mon besoin premier.
Il ne me reste plus qu’à trouver une app de scan qui tienne la route.
Concernant les soucis de stockage il est vrai que ça existe mais j’essaye de me sevrer de ma paranoïa technologique.
Je suis pas fan du fait de créer des comptes un peu partout en guise de backup.
A la limite un script de backup qui récupère tout depuis Gdrive et construit une archive sur mon DD mais pas plus.
Ce n’est pas du backup car les médium ne sont pas inertes (ou ne le simule pas).
Si un changement est effectué à un endroit, il se répercute partout.
Si un virus affecte un fichier, il se répandra partout.
Il faut obligatoirement passer par un logiciel de backup qui fera de la VLT ou équivalent.
Je crois que certains offre le versionning en premium (mais souvent en durée limité de rétention)
Je réplique mon GDrive avec CrashPlan sur un disque externe au cas où. Et Drive gère le versioning.
Attention, dans ce cas, il faut obligatoirement conserver les documents originaux (bons de commande, etc.) ! Un scan n’étant pas un original en cas de problème.
Personnellement, je scanne les quelques documents de mon entreprise, que je conserve également sous format papier dans un classeur (notamment pour la compta et RSI/impôts, etc.)
Je stocke chez moi, avec une sauvegarde extérieure automatique gérée par mon mari avec des conditions de sécurité draconiennes.
J’envoie mes facture par mail sans signature électronique.
Mais je n’ai qu’une toute petite entreprise 
Je ne suis pas juriste mais, à ce jour les document électronique n’ont pas valeur légale à 100%.
Il faut donc en effet conserver les versions papiers des documents.
Il y’a un projet en cour, pour l’identification électronique des entreprises, qui devrait en France, prendre forme d’ici 1 ou 2 ans. Ce qui permettra d’authentifié les échanges entres entreprises et avec les administrations. D’ici là, il vaut mieux être vigilant.
Les documents électroniques ont valeur légale dans le cadre de l’archivage légal authentifié, ce qui n’est pas à la portée des petites entreprises