Gestion de la compta pour un développeur web

Comptabilité
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Bonjour,

Je me lance en tant que freelance dans le développement web et j’ai naturellement choisi le statut d’auto-entrepreneur.
Je me pose maintenant pas mal de questions concernant cette comptabilité « simplifiée » pour les micro-entreprises.

  1. Facturez-vous vos clients électroniquement ? Si oui de quelle manière ? En me renseignant cela me semble plus compliqué que ce que j’imaginais (signature électronique etc)

  2. Comment gérez-vous votre livres des recettes ? Papier, tableur, logiciel de gestion ? J’aimerais partir sur un simple document Google Sheets, mais j’ai cru comprendre que cela n’était pas possible car les écritures ne doivent plus être modifiables après leur création.

  3. Enfin, comment faites-vous valider vos devis par vos clients ? Signature, simple mail, renvoi du devis signé par la poste… ?

Tous vos retours sont les bienvenus ! J’aimerais au maximum mettre en place une gestion via des outils simples, libres et gratuits (Google docs, Odoo…), et surtout sans papier, mais cela semble loin d’être gagné quand je me renseigne sur toutes ces réglementations…

Merci ! :slight_smile:

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salut !
en très vite vu l’heure, regarde Dolibr, ça peut régler une grosse partie de tes interrogations :slight_smile:

Bonne soirée

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Salut,

1 et 3) perso je n’utilise plus de papier. Donc les devis sont envoyés par mail, on me les renvoie scannés. Idem les factures, pour les clients qui sont d’accord évidemment (certains très rares veulent encore du papier).
En cas de conflit ce n’est pas une preuve techniquement valide un scan, mais c’est un début de preuve. Autrement dit, le juge examinera avec d’autres éléments si effectivement il y a eu accord avec le client ou pas.

Comme il y a l’acompte payé par virement (indispensable dans le web, TOUJOURS faire un acompte d’au moins 30% et ne jamais commencer avant son paiement, sauf pour les clients très réguliers), c’est impossible pour un client de dire qu’il n’a pas eu connaissance du travail.
De même pour le client, il peut justifier très facilement qu’il s’est acquitté d’une facture avec un virement.

  1. Fichier excel. Les écritures ne doivent plus être modifiable ? Non c’est pas obligatoire mais recommandée. Sauf que c’est un leurre, les contrôleurs ont un train de retard. Un de mes clients pour qui j’ai fait un ERP sur mesure a eu un contrôle fiscale. Ils étaient parfaitement en règle et le contrôleur les a félicité car l’ERP ne permettait pas de modifier le numéro des factures. Sauf qu’un petit tour dans la base de donnée et en 5 mns c’est fait (ça n’a pas été le cas mais ils auraient pu)…

Par contre il faut un compte bancaire dédié à l’activité. Et chaque rentrée doit se retrouver dans le livre des recettes.

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A partir du 1 janvier 2018, les écritures ne doivent plus être modifiables et on est obligé de passer par un logiciel ayant la norme NF 525 (même pour les auto-entrepreneurs).

Personnellement, je suis encore avec un fichier excel, mais je vais changer de statut d’ici janvier pour dépassement de plafond et j’ai pas encore comparé les différents logiciels possibles.

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Merci pour cette réponse très claire.

J’en profite pour rajouter une question. Concernant les paiements, est-ce que le fait de les faire par virement est plus recommandé que la mise en place d’un paiement en ligne par carte bancaire ?

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La loi est en train d’être modifiée pour 2018 @cecile : http://lentreprise.lexpress.fr/creation-entreprise/auto-entrepreneur/logiciel-anti-fraude-non-tous-les-auto-entrepreneurs-ne-devront-pas-s-equiper_1918235.html

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J’avais loupé cette news, merci !

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Oui ça ne concerne que les logiciels de caisse, ce qui veut dire que certains auto entrepreneurs sont bel et bien concernés, mais pas le dev web.

Pour le paiement le virement te coûte rien et est très fiable. Le paiement en ligne par carte n’a aucun intérêt sauf si tu as un produit ou un service de masse, mais je pense pas que ce soit le cas pour toi.

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Le paiement en ligne par carte me semble plus rapide, dans le cas où un client souhaite débuter le projet rapidement par exemple.

Imaginons qu’un client te contact pour un petit projet, tu souhaites commencer le lendemain, mais son virement pour l’acompte n’arrivera pas avant une semaine. T’es-tu déjà retrouvé dans cette situation ?

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Il y a des preuves de virement délivré par sa banque dès que le virement est fait. Si vraiment c’est pressé à la journée il peut être envoyé par mail, certains clients le font.

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Idem, je fais majoritairement tout par virement avec mes clients, et effectivement quand c’est urgent une preuve de virement convient tout à fait. Mais en général je préfère éviter tout projet qui est urgent :wink:

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Merci pour vos réponses qui vont bien m’aider !

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va voir chez WAVE c’est gratuit et vraiment idéal pour des petites comptabilités.

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Bonjour Damien,

Pour ma part:

De manière général, les e-mails sont désormais valables pour tout échange avec un client, et la signature électronique, bien que recommandée, n’est pas obligatoire.

  1. Je facture mes clients en leur envoyant la facture au format PDF par mail. C’est plus rapide, plus économique et évite le gaspillage de papier. Généralement, ils vont directement l’archiver électroniquement et si vraiment besoin, ils l’imprimeront. Concernant le format du mail, je rappelle systématiquement le numéro et date de devis associé et fourni un RIB.

  2. J’utilise le service https://www.facturation.pro/ (payant mais très abordable), je le trouve très clair, il permet de réaliser les devis, la facturation, les achats si besoin. Il a des tableaux de bord plutôt pratique, notamment pour savoir où on en est entre devis, facturation et achats et petit plus, t’aide a réaliser ce que tu dois déclarer tous les mois ou trimestres suivant ce que tu as choisi en modalité.

  3. Concernant la validation de devis, soit ils me les renvoient scannés signés, soit par simple confirmation par mail, le mail étant considéré comme valable désormais.

Je te rejoins sur la partie libre et gratuit, mais pour de tels services souvent perte de temps, le prix (une trentaine d’euros par an de mémoire) vaut, a mon sens, largement le coup.

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Bonjour Damien,

Pour les auto-entrepreneurs, l’idéal est d’utiliser un logiciel de facturation. Je travaille pour Debitoor, donc bien sûr mon avis peut être quelque peu biaisé. Mais un logiciel présente plusieurs avantages qui, selon ton volume d’activité, peut présenter bien des gains de temps :

1 - La facturation électronique est très rapide, et sans papier : tu édites ta facture sur le logiciel, et tu l’envoies ensuite par email à ton client, toujours depuis le logiciel. Tu peux aussi importer ta liste de clients, pour ensuite sélectionner le client correspondant dans une liste. Pas besoin d’entrer ses coordonnées à chaque fois.

2 - La plupart des logiciels proposent aussi de faire certains rapports comptables, comme le compte de résultat et le bilan. Tu peux aussi inviter ton comptable, qui pourra alors télécharger tes documents directement.

3 - Tu peux faire valider tes devis par email, c’est plus pratique pour tes clients, au lieu de devoir renvoyer le devis imprimé et signé. Certains logiciels proposent aussi la signature électronique, même si comme l’indique Fabien, ce n’est pas obligatoire.

4 - Pour les paiement en ligne, tu peux aussi mettre en place des virements automatiques, si tu as des clients avec des projets récurrents :slight_smile:

Autre avantage : tu peux accéder à ton compte et faire des factures et devis, partout, tout le temps, sur ton ordinateur, tablette, smartphone, ce qui peut être utile si tu dois faire des déplacements.

En effet, la loi de 2018 a été modifiée, seuls les auto-entrepreneurs qui vendent au comptoir, et sur les marchés, seront concernés. Les logiciels, ne sont pas tous gratuits, encore moins libres, mais ils proposent des formules à petit prix, qui peuvent convenir aux entrepreneurs qui débutent par exemple.

J’espère t’avoir apporté quelques réponses :slight_smile:

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Merci Charles pour ta réponse. Pour répondre aux avantages que tu avances :

  1. Il n’est pas forcément nécessaire de passer par un logiciel de facturation pour émettre une facture électronique.
  2. Le compte de résultat et bilan ne concerne pas les auto-entrepreneurs
  3. Idem que le point n°1
  4. Quelle différence avec un paiement en ligne mis en place directement par l’intermédiaire de ma banque ?
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On diverge tout de même beaucoup de ma demande initiale. Je souhaitais juste des retours d’expériences de ceux ayant une compta adaptée au statut d’auto-entrepreneur dans le web et qui utilisent au maximum des outils libres et gratuits. Certains ont d’ailleurs très bien répondus. :slight_smile:

Je ne recherche pas de plateforme propriétaire à plusieurs dizaines d’euros par mois, loin de là. Encore moins celles qui commencent à 49€/mois pour la création de société (c’est exactement l’opposé de ce que je recherche). Je ne demande pas non plus à être contacté en privé par tous les entrepreneurs créateurs de logiciels de compta en ligne (j’ai déjà reçu presque 10 messages pour ça).

PS : @flajol66 faites tout de même attention, la plateforme que vous me proposez qui se revendique être expert en e-comptabilité n’est apparemment même pas capable de forcer les visiteurs à utiliser HTTPS ni d’avoir une application web un minimum aux standards d’aujourd’hui en utilisant des URLs claires et sans extension, on se croirait de retour au début du web.

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Alors pour essayer de revenir sur ta « demande initiale », voici mon REX en tant que dev web en free depuis quelques années :

J’utilise pour la gestion (factures/devis/compta) ce site, qui fait très bien l’affaire : https://freelancer-app.fr
La version gratuite permet largement de travailler, la payante apportant plus des détails esthétiques/de confort. Autre point positifs, ils sont français et très sympas, donc on a le sentiment de parler à quelqu’un à l’écoute des utilisateurs en face.
Bien-sûr il en existe pleins d’autres comme tout logiciel, il faut essayer, et trouver celui qui est le plus adapté à son propre besoin.

Concernant le workflow :

  1. Je génère un devis sur la plateforme, que je soumets au client par mail
  2. S’il est validé, on l’imprime et on le signe ensemble. Certains seront peut-être horrifiés, mais il m’arrive de sauter cette étape car la plupart du temps, le lien de confiance avec le client est suffisamment bon pour pouvoir m’affranchir de ce formalisme (qui n’est pas un dû légal sauf en cas de facture impayée)
  3. Je génère la facture associée que je soumets au client par mail
  4. Lorsque je suis payé (par virement), je saisis l’information dans l’appli
  5. Je déclare mes revenus à l’URSAFF en consultant les factures encaissées lors du précédent trimestre et je paye par virement manuel le montant associé

Finito. Simple et efficace, je ne lâcherais pour rien au monde la simplicité du statut d’auto-entrepreneur. :smile:

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Merci de ta réponse. Petite question : quel est l’avantage d’avoir un logiciel qui génère tes devis par rapport à un simple modèle de devis Excel ou Google Sheets par exemple ? En utilisant un logiciel tu dois tout de même entrer les détails de tes devis (produits, prix etc…), sur un tableur tu ne rentres pas d’infos supplémentaires par rapport à un logiciel si tu utilises un modèle (ou bien je peux me tromper ?). De plus en utilisant un tableur tu peux personnaliser le contenu de ton modèle a volonté si ton client à une demande particulière.

L’avantage que j’y vois est la génération de facture automatique peut-être ? Mais idem, le gain de temps par rapport à remplir toi-même un modèle Excel me parait minim. Je suis curieux d’avoir vos retours la-dessus.:slight_smile:

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En fait quand j’ai démarré en freelance j’ai cherché des « modèles de facture » sur internet et autres infos sur ce qu’elles devaient contenir.

Comme je n’ai pas trouvé d’informations convaincantes (informations incomplètes, incohérentes, ex: informations requises, formulations spéciales, incrémentation des numéros de facture, cas d’annulation d’une facture éditée etc…) et que je suis allergique à l’administratif, je me suis dit qu’en prenant un logiciel spécialisé, j’aurais la garantie de ne rien oublier.

Résultat, aujourd’hui je pourrais très bien m’en sortir en gestion manuelle, mais ça m’a permis de savoir ce que c’était qu’une facture et ce qu’elle devait contenir. Maintenant je suis habitué et ça me va bien.

A l’inverse, je n’ai jamais eu de blocage concernant une info qui doit figurer sur la facture mais que le logiciel interdit.