Gestion des mails, quelle méthode ?

Hello,

Quel est votre process pour gérer vos mails ? Comment les classez/triez-vous ? Que faites-vous des mails traités ? Que faites-vous des mails à traiter plus tard ?

Merci :slight_smile:

Chez moi :

  • Gmail
  • Plusieurs adresses mais je fait tout suivre dans la principale
  • Je déploie une grande énergie pour filtrer les spams (désinscription + signalement en spam + filtrage de séries de mots clés qui vont direct en corbeille (exemple : “augmenter vos ventes”, “trouver des clients”, …)
  • 0 unread policy en permanence (je traite toujours du tac au tac dans la mesure du possible)
  • Etiquettes en fonction des sources (j’ai mis en place de nombreux filtres, dans la grande majorité en fonction des adresses mail entrantes) : Après presque 1 an, le verdict est que ce n’est que peu utile, cependant filter par tag peut servir pour retrouver des vieux mails.
  • Etoiles en fonction de la priorité :
  1. Pas important : archivé
  2. Important : dans la boîte de réception (perso, RDV, …)
  3. Très important : étoile jaune ( ~ ce que je dois faire)
  4. Vraiment important : étoile orange ( ~ ce que j’ai engagé, devis, prestas que j’ai payées dont j’attend le résultat, …)
  5. Absolument important : étoile rouge ( ~ en général tout ce qui concerne les factures)

Visuellement ça donne ça :

Le plus important pour moi c’est le 0 unread, ça évite de mobiliser des bouts de cerveau en arrière plan en permanence pour ça. Certains vont même jusqu’à ne conserver aucun mail, je passerai peut-être à ça un jour.

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Gsuite (version pro de gmail)

0 tri :smiley:

Je regarde mes mails plusieurs fois dans la journée :
Le matin,
Avant 12h
A 14h
en fin de journée
`
J’utilise en parallèle Evernote comme liste de tâches

A chaque fois, en théorie, j’applique le traitement suivant :

Si pas d’action de ma part (mail d’information) je lis puis j’archive
Si action de ma part de moins de 2 minutes : je traite puis j’archive
Si action déléguée, je transfère, puis je met dans ma liste de tâches “en attente”, (et j’archive dans gmail)
Si action de ma part de plus de 2 minutes, je mets dans ma liste de tâches “next actions” et j’archive

Dans la réalité, j’ai un reliquat de 10/20 mails en dessous desquels je n’arrive pas à descendre (lus, non traités)

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J’suis un grand partisan de la boîte mail vide, j’en ai même fait un article il y a quelques mois :smiley: Là c’est pas très bien, pour l’ensemble de mes 5 boîtes mail, j’ai une douzaine de mail qui traînent dans la boîte de réception
:joy:

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Proposé avec ❤ ️par Camille Roux