Bonjour.
Ravis de pouvoir aider, c’est justement mon cœur de métier. Ça fait 6 ans que je me bat contre les bannettes papiers au sein des entreprises de services.
Mon avis sera un peu biaisé car je risque de prêcher pour ma paroisse, en l’occurrence le logiciel Organilog, mais je vais veiller à être objectif dans mes éléments de réponses.
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Je vous confirme qu’avec un tel volume il est temps d’arrêter les bannettes papiers. Pour se donner une idée, si vous utilisez une fiche A4 par intervention, ça reviens à 70 ramettes par an, c’est-à-dire environ 4 arbres/an.
Outre l’écologie, comme vous l’expliquez ci-bien, l’intérêt est de favoriser la gestion de l’information. C’est l’horreur au secrétariat de fouiller dans d’immenses classeurs pour essayer de retrouver une ancienne fiche, si un dossier client le réclame.
Ne vous inquiétez pas, votre méthode de travail n’est pas un cas isolé, et il existe en effet des solutions.
La gestion et la communication est unique pour chaque PME. Cette gestion des briefings provient souvent des procédures internes historiques, et du bras droit historique qui a mis en place les dites procédures (en vigueur depuis plusieurs années).
Pour retravailler cet aspect de l’organisation, il faut d’abord savoir l’objectif de ces briefings : est-ce pour communiquer le planning papier de chacun ?
Si c’est le cas, alors il est possible de modifier la méthode d’envoi du planning afin de dématérialisé cette étape. Ainsi, les collaborateurs peuvent commencer à travailler sans avoir besoin de se réunir le matin. Cela peut vous aider à gagner du temps (économie de 20 min chaque matin, multiplié par 25 personnes ?).
Actuellement quelle est la hiérarchie en vigueur parmi les 25 collaborateurs ? Ont-ils les mêmes fonctions ? Sont-ils assignés à des services différents (exemple : certains spécialisés installations, d’autres uniquement dépannage, etc …)
Quelques retours d’expériences :
- Certains collaborateurs sont plus pédagogues et/ou des leaders qui peuvent être votre relais sur le terrain pour booster la motivation des équipes
- Identifier les plus talentueux peut aider pour épauler les novices, même à distance. Par exemple si un novice prend une photo d’un équipement et l’envoi à un collaborateur expérimenté qui devinera le soucis rapidement grâce à son expérience. Ce sera plus productif plutôt que de laisser le novice dans son coin pendant 1/2 journée à galérer seul.
- Si vous devez mettre en place des binômes, assurez vous de ne pas en changer trop régulièrement, sinon cela sera plus compliqué à gérer au bureau lors de l’attribution des plannings
Oula ! C’est d’une autre époque. Il faut passer à un outil en ligne qui permet à chaque collaborateur de consulter son planning sur son smartphone et remplir le compte-rendu sur le même appareil. Parmi les avantages :
- Compte rendu reçu en cours de journée (pas besoin d’attendre la fiche papier le soir)
- Archivage automatique
- Consultation simplifiée (recherche des fiches par date, intervenant, client, catégorie, mot-clé …)
- Calcul automatique de rentabilité, calcul des heures
- Envoi du rapport au client simplifié (astuce : les appels d’offre demande cela de plus en plus régulièrement)
- Simplicité pour savoir les interventions déjà facturées ou non (ou sous contrat)
Je sais que ça peut sembler un grand changement, mais il sera incontournable tôt ou tard. Si cela peut vous aider, commencez avec 1 ou 2 équipes, et voyez comment ça se passe avant de déployer avec le reste des collaborateurs.
Pour résumer, je pense que la façon de réorganiser votre société va principalement décliner de l’outil central que vous allez mettre en place. J’utilise le mot-clé « outil central » car votre message était assez généraliste, mais pour être réaliste, il faut savoir que vous ne pourrez pas tout réorganiser du jour au lendemain. Cela se fera petit à petit, prévoyez juste d’opter pour la solution adéquat qui ne vous limitera pas dans vos projets futurs (ou alors, d’optez pour plusieurs petites solutions pour lesquels vous êtes sûr qu’une interconnexion est possible).
Contactez-moi en messagerie privée si besoin.
Très bonne journée.
