Passage de l'entreprise à GoogleApps

Management
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Salut à tous,

Je me posais la question ces jours de l’intérêt de passer toute l’entreprise et les collaborateurs à Google Apps.

Actuellement nous sommes plutôt bien organisé avec le CRM Daylite, au coeur de nos fichiers se trouve un Synology Diskstation qui nous permets de partager etc. on communique via HipChat, gérons nos projets sur Asana etc.

Je vois plus ou moins les avantages de la solution de Google comparé à notre solution actuelle, et en fait j’aurais aimé avant d’aller de l’avant savoir si certains avaient adopté cette solution dans leur équipe, c’est donc un retour d’expérience que je recherche plutôt que les fonctionnalités que je peux retrouver sur le site Google Apps et qui feraient doublon ici.

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Je pense que le plus important aujourd’hui c’est de ne plus gérer sa propre infra :
Si vous avez déjà externalisé les mails, l’annuaire d’utilisateurs, le partage de fichier, les calendrier, etc, vous avez déjà fait le plus important.

Je ne connais pas Daylite, mais en gros si vous n’avez pas de serveurs en interne, et si vous ne payez pas un infogéreur pour gérer des serveurs, alors c’est bon.

Si c’est le cas la question est uniquement de comparer le prix et les feature entre Daylite et Google Apps.
Sachant que si vous avez quelque chose qui marche, dont tout le monde est content chez vous, et qui ne vous coute pas cher, je suis dubitatif sur le ROI de la migration :
Les risques sont énormes en cas de pépin lors de la migration : quel cout pour votre boite si vous avez X jours d’interruption dans votre service de mail, si vous perdez des fichiers, etc
Il faut vraiment que votre solution soit de piètre qualité en comparaison de l’offre de Google Apps (qui est assez génial il faut le reconnaitre), ou que la différence de cout à l’année soit vraiment important.

My2cents,
Vincent

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Hello,

Lorsque je bossais chez Bonitasoft, on utilisait google apps pour les mails, la gestion de docs, … J’en ai un retour d’utilisateurs plutôt positif. Niveau administration, ils avaient l’air plutôt content de ne pas avoir à gérer l’infogérence.
Depuis, à titre perso, j’ai opté pour un google apps for work. Je m’en sers surtout en remplacement d’un dropbox avec un espace de stockage illimité.

J’espère que mon retour pourra t’aider à faire un choix.

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Hello,

J’ai passé ma boite précédente sur google for work quelques mois avant de la quitter, le principal consistant à remplacer la couche mailing. Avant ça, nous utilisions un système self hosted, avec postfix, spam assassin, courier-imap, etc.

Je n’ai pas pu utiliser les fonctionnalités d’import de gmail pour importer les boites mails des utilisateurs (ça requiert une couche logicielle bien précise sur ton système source). Il a fallu que je configure manuellement un import pop3 pour chaque utilisateur. Je ne pouvais importer plus de deux utilisateurs en même temps, et j’ai dû splitter les boites mails des comptes les plus gros avant de pouvoir les importer. Assez pénible, donc.

En revanche, une fois cela fait, tu en as pour ton argent. Tu peux créer des mailing lists internes en utilisant google group, les admin business peuvent facilement ajouter de nouveaux utilisateur ou en supprimer d’anciens, tu sais qu’il y aura une app mail compatible pour tous quelque soit leur téléphone, et tu disposes de tous les autres services google: drive pour partager des docs en interne (plus besoin de box ou dropbox), contacts pour servir de crm basique, google+ pour avoir un endroit où poster des gif animés et des photos de chat, et tu peux utiliser Inbox, ce qui est une raison suffisante en soi :slight_smile:

Donc pour résumer, retour d’expérience: ça peut être pénible à migrer si tu as beaucoup de données précédentes, ça peut vite coûter cher, et ça vaut complètement le coup :slight_smile:

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Pour avoir utiliser Google Apps dans mon dernier job, on avait +/- 70 user et un turnover important (c’était des intermittents du spectacles).

Gmail
J’ai garde un avis vraiment mitigé, déjà pas d’import/export des mail direct, faut passer par un logiciel tiers. Idem pour les contacts.

Les maillist sont bien mais les administrer est bourratif.

Après c’est Gmail, donc ça marche partout.
Ps: Les mails fonctionne avec ton nom de domaine et pas avec celui de Google.

Drive
ça reste Google Docs, pour des doc simple et interne ça passe. Pour les autres, il a fallu acheté Microsoft Office.

Google Agenda
Comme Gmail, c’est la même chose qu’un compte classique.

Hangout
… tout le monde a Skype mais tout le monde n’as pas Hangout … Donc c’était Skype.

Coté admin
Sans plus, assez relou. Contrairement à AWS où on sent que c’est pensé pour pouvoir débiter à la tonne, sur Google Apps si t’as beaucoup de manip à faire, tu va mettre beaucoup du temps (je change de page, je reviens, je déroule, je clique, je valide, etc…)

Bilan
Pas convaincu. Tu as bien la puissance de Google, ça va planter une fois par an pendant 3 min, véridique, le serveur IMAP a planté 3min en 1an. ça fonctionne sans problème avec tout les smartphones et navigateur web.

Mais c’est pas pro, c’est comme Google Doc, certains avaient tenté mais ils étaient retourné sur Excel (ça tient mal les gros tableau avec des formules).
J’ai eu l’impression d’un truc pour particulier qu’on détournait pour du pro.

La prochaine fois je tenterais Office365 (Microsoft), j’utilise la version famille pour Office, je testerais la version business Premium avec Skype et Office pour tous les users.

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Merci pour tous vos retours, c’est vraiment constructif et intéressant !
Je crois que le mieux c’est que je test et si ca va pas retour arrière et au pire j’aurai perdu un peu de temps, au mieux ca améliorera notre environnement car le côté IT est pesant et fini par couter cher à la fin.

Merci encore pour tous vos conseils, je vous tiendrai infomé de mon expérience et de la suite que j’y ai donné avec des cas concrets.

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Comme le dit @Vincent_Daubry, il faut tout faire pour ne plus gérer son infra. Tu peux toujours avoir des besoins spécifiques (gros stockage, logiciel spécifique, sécurité, etc …) qui force à avoir des serveurs, mais sinon il faut externalisé.

Je suis aussi revenu des NAS Synology (et autres) avec leur « RAID ». Pour avoir vécu plusieurs crash de NAS, c’est pas aussi robuste qu’on croit. Sans rentrer dans la technique, ce n’est pas des RAID matériels comme ceux des serveurs, c’est des RAID soft. Les boites dise qu’ils peuvent prendre la main dessus pour les rattraper … oui pour les petits crashs, pas pour les gros.
Je fais pas tout l’histoire, mais j’ai mis une semaine à en récupérer un et fallait s’y connaître en RAID. Le second a été perdu de perdu et on a du passer par une boite qui peut récup les data sur des disques illisibles … ça coûte plusieurs milliers d’euros.

Donc quand on me demande la meilleur option pour le stockage, je répond Dropbox et consort. Au besoin, coupler avec un NAS si on a besoin d’une grosse vitesse d’accès sur plusieurs To de donnée (ex: effet spéciaux pour ciné). Sinon, il faut dégager les NAS.

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Yes on dégage c’est parti !
C’est un peu douloureux le transfert de plusieurs TO vers Drive par contre, on va prendre notre mal en patience :slight_smile:

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Bonjour toopixel

As tu été explorer du coté de Slack, ils font un carton dans l’esprit que préconise sgendrot que je rejoint.

Slack

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Bonjour à tous,

Le sujet semble abordé ici du côté uniquement fonctionnel et pratique. C’est certes important, mais s’agissant d’une externalisation, je rajouterais quelques points qui me semblent complémentaires et néanmoins à étudier car ils pourraient avoir un impact sur l’activité même de l’entreprise :

  • Niveau de confidentialité des données,
  • quelle protection contre l’intelligence économique,
  • Juridiction applicable aux données et à la responsabilité de l’intervenant (en l’occurrence Google),
  • Engagement qualitatif (SLA avec un taux précis et un dédommagement en cas de sinistre),
  • Quelles sont les garanties concernant la perte de données,
  • Quels sont les engagements portant sur la sauvegarde des données,
  • Niveau de réversibilité. Qu’en est-il de la récupération de vos données lorsque vous souhaitez changer de solutions ?

Ceci peut être d’autant plus critique dans le cas où les données stockées appartiennent à des clients. Quelles sont alors vos responsabilités ? N’hésitez pas à en parler à vos assureurs et vos conseillers juridiques.

Bien cordialement

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Je suis d’accord avec vous, surtout sur la partie confidentialité des données. Attention de ne pas mettre des informations sur des projets/réalisations innovantes, ou alors chiffrer les données avant.
C’est de toute façon un problème majeur quand on externalise, surtout pour des sociétés qui ne sont pas françaises.

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Tout à fait d’accord avec vous. Un contrat d’externalisation revient à confier à un tiers des éléments clés de l’activité. Cela va donc bien au delà d’un service technique et de solutions fonctionnelles.
Il y a en France et en Europe des sociétés expérimentées et responsables dans le domaine.
La démarche est peut-etre de séparer le projet en deux éléments clés :

  • les outils, regarder du côté Open source,
  • l’hébergement, rechercher des sociétés qui proposent de sérieuses garanties contractuelles.

Enfin, dernier conseil, choisissez un ou plusieurs partenaires proches et de tailles cohérentes avec celle de votre entreprise. Un petit client ne fait jamais le poids face à des géants. C’est me semble-t-il, important pour la qualité du service, la réactivité mais aussi la créativité.

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La fonctionnalité vraiment killer de Google Apps à notre niveau, c’est l’édition collaborative en temps réel.

On use et abuse de cette fonction, c’est vraiment magique.

On n’a pour ainsi dire plus de fichiers word, ppt ou Excel (à part quand ça devient du Excel complexe, là c’est impossible de lutter).

Pour la communication live, le chat nous va très bien.

Pour ton CRM, je ne connais pas bien Daylite, mais à peu près tout ceux qu’on benchmarke chez Sellsy ont un plugin Google Apps. Après, il faut voir ce qu’il y a dedans, car Google Apps c’est vaste…

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Pour ça c’est assez simple:

  • Dans le « Cloud », toute vos données tombent sous le Patrioct Act et donc sont regardées par les services américains.
  • vos données sont stockées sur les même serveur que tout le monde, donc on est jamais à l’abri d’une erreur qui permet l’accès à vos données
  • Aucun hébergeur ne garanti contre la perte de données.
    Il n’y a pas forcément de backup (si c’est le cas, c’est sans garanti de récupérer l’intégralité des données). Et quand bien même, si la boite fait faillite ça résout le problème: ya plus rien.
  • La sécurité est relative (un hackeur de base n’y aura pas accès, un vrai hacker si).

Ensuite, il faut toujours avoir sa propre stratégie de backup/réplication des données.

Et pour finir le cryptage n’est pas une sécurité, c’est un retardateur, il ralenti l’accès aux données par une personne non autorisée. Et les algorithmes de cryptages sont validés par le gvt américain, on se doute bien qu’ils valident des algo qu’ils sont en mesure de casser.
Si vos données sont absolument secret, ils doivent être hors ligne, c’est à dire coupées physiquement du net sur des stations qui ne sont jamais raccordées au net (un hacker peut toujours installer un logiciel espion sur votre station, c’est beaucoup plus simple que casser une clé de cryptage … surtout sur Windows).

Mais si vous commencez à vous poser ce genre de question, vous avez largement les moyens de vous auto-hébergé (ce qui doit déjà être le cas) et les stations sont déjà coupé du net.

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Bonjour,

Je vais compléter les réponses déjà données.

Avant toute chose, il faut définir vos besoins correctement. Et cela ne doit pas forcément être focalisé sur une thématique particulière mais, sur l’ensemble de votre système d’information.

En effet, la plupart du temps les personnes disent je souhaite utiliser tel outil, tel service pour réaliser telle chose.

Or il faut d’abord se connaître, expliciter sa manière de fonctionner, de travailler, ses processus d’autant plus pour des structures dont la taille commence à être conséquente.
L’objectif étant de simplifier au mieux et de mutualiser les ressources et moyens.

Au niveau des outils, solutions et des offres, Google Apps n’est pas la seul dans son domaine. Son grand concurrent est Microsoft Office 365 la version Cloud de Microsoft Office que beaucoup connaissent.

Mais attention, utiliser une solution de ce type implique des contraintes qu’il faut faudra bien peser. Car les besoins en bande en passante vont être bien plus importante du coup, ce qui peu avoir un coût très élevé dans certains cas. Il sera de même pour les applicatifs SaaS (Software as a Service).

Les conditions sécuritaires des offres sont également des thématiques importante en fonction de la criticité des données gérer. Naturellement il faudra différencier en fonction de l’activité. Car on ne gère pas les mêmes données si l’on est un prestataire de service à la personne par rapport à un sous-traitant de la DGAC, par exemple.

Les solutions plus classiques ont un coût, il faut donc comparer les solutions, régulièrement reconsidérer ses choix en fonction de ses besoins, …

Pour ma part, j’aurais tendance à préconiser des offres dont le stockage des données est fait en France ou à défaut en Europe, ça existe. Et il est tout à fait possible de disposer de votre propre Cloud privé hébergé avec vos solutions que vous choisies.

Comme cela à été dit je crois, il existe par exemple OwnCloud.

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Ce sujet tombe bien. J’ai envie d’utiliser google apps pour ma startup. Mais je me demendais vraiment à quoi sert la solution payante (google app for works ?). Depuis mon compte gratuit, j’ai l’impression de reussir à faire ce tout ce qu’il décrive pour ce service payant. SI chaque contributeur a un compte payant, on semble profiter de la meme chose, non ?

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@fletort: la principale raison pour laquelle les gens veulent un compte google for work est afin de pouvoir utiliser un nom de domaine custom.

Outre cela, il y a des features cool (qui ne suffiraient pas en soit), comme le fait de pouvoir gérer tes adresses type support@mystartup.com ou sales@mystartup.com par des google groups, de pouvoir facilement partager des documents dans drive en les marquant comme « accessible à toutes les personnes de mon organisation » (donc privés, mais pas besoin de devoir donner les droits à chaque nouvel employé), et ce principe d’organisation se décline sur tous les produits google.

Mais c’est surtout d’avoir ton adresse mail @mystartup.com sur gmail qui est intéressant :slight_smile:

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Pour avoir son adresse sur gmail, il suffit simplement de « poper » le compte @mystartup.com depuis gmail, non ? APrès gmail peut se faire passer pour cette adresse.
Donc la principale différence serait dans la facilité d’ajout de personne (un cout de webapi pourrait peut etre le faire…) et aussi des adresses ***@mystartup.com géré comme des google groups.
C’est faible je trouve. Tout le reste peut etre fait avec un compte basique gratuit…

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Je ne comprend pas ce que tu veux dire par « poper ». Parlons-nous d’import pop3?

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Les solutions comme OwnCloud sont auto-hébergés (et nécessitent un admin), donc ce n’est pas du Cloud.
C’est des alternatives à un serveur Samba classique (et ils ont plus de fonctionnalités).

J’ai besoin d’explications sur « bien plus importante », car pour moi, les besoins en bande passant pour de la bureautique c’est négligeable, même en cloud (surtout avec des solutions type dropbox).
On a besoin d’une connexion internet fiable pour accéder aux documents, mais du coté de la saturation de la bande passante, on est assez tranquillement maintenant, surtout avec la fibre.