Phobie administrative

Hello tout le monde,

je suis autoentrepreneure et j’avoue DE-TES-TER tout ce qui est administratif! Je procrastine tout le temps et je me retrouve souvent dans des situations délicates. J’oublie les différentes dates de taxations, j’oublie les taux et, mon cerveau ne veut pas collaborer.

Par exemple, je me suis rendue compte que je ne consulte pas regulièrement mes comptes bancaires, j’ai donc cherché un agrégateur de comptes pour avoir accès plus facilement à tous mes comptes.

Avez-vous des outils ou techniques que vous utilisez pour vous organiser administrativement? Je suis nouvelle auto-entrepreneure en plus donc j’ai tout à apprendre.

Bonjour,

Deux solutions : vous soigner, ou prendre un expert comptable qui gérera tout à votre place :slight_smile:

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lol vous m’avez bien fait rire ! je vais me soigner c’est mieux, j’ai pas de budget por por un expert compatble en ce moment.
Vous n’avez aucuns outils à partager ou c’est votre expert compatble qui gère tout?

Bonjour,

Il va falloir faire un gros travail personnel si vous voulez gerer correctement votre entreprise (et surtout ne pas la faire couler).

Puisque vous avez tendance à être tête en l’air faite vous des post-its ou des mémos acrochés prés de votre espace de travail. Vous notez les dates de déclarations et toutes les dates importante à ne pas louper. Mettez y de la couleur pour attirer votre attention.

Vous avez un smartphone ? Enregistrez des rappel dans votre agenda.

Fouillez sur le net, vous trouverez tout un tas d’outils (gratuits ou payants ) qui vous vous aider
Voici quelques listings : https://blog.ilovetax.fr/outils-organisation-freelance
https://www.commentcamarche.net/faq/28417-12-outils-de-travail-gratuits-pour-l-auto-entrepreneur

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Bonjour,

Je pense que le soucis ici c’est surtout la procrastination :wink: Un tuyau qui marche plutôt bien - en tout cas pour mon cas - c’est « Just start it ». En faisant le premier pas, en général le reste suivra tout naturellement si on a à cœur de faire les choses bien une fois qu’on les a commencées :slight_smile:

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Je suis exactement ça, tête en l’air dès qu’il s’agit d’administratif. Je n’aime pas et ça ne m’interesse pas mais vous avez tous raison,il ya un gros travail à faire sur moi même.

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Je vais essayer cette méthode :wink:

Prend Office OneNote. C’est super pour ne plus avoir de post-it et garder une trace de tout ce dont on doit se souvenir. Ca déleste le cerveau et tu retrouves tes notes sur ton ordinateur ou smartphone.

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Bon courage, j’espère que ça fonctionnera pour toi! :wink: Et aussi, s’accorder des petites récompenses quand termine des tâches qu’on déteste! :smiley:

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Je vous comprends parfaitement. On est très très nombreux à avoir cette « phobie » qui n’en est pas réellement une c’est juste que l’on sent que nous vivons dans un vieux temps. Un parfait exemple est celui ci : quand vous vous connectez sur votre compte professionnel sur impots.gouv.fr vous avez accès à VOTRE calendrier de vos déclarations fiscales. C’est un véritable foutoir totalement illisible. Au lieu de filtrer directement en fonction de notre statuts, dates exercice et options fiscales Hé bien non ce serait trop simple. Au lieu de ça on a une colonne qui contient absolument toutes les déclarations possibles et imaginales. Quand on voit ça on se demande à quoi peut bien servir, les status, les formulaires M0, … qu’ils exigent de notre part. Rien n’est simple en France. Un dernier exemple, j’ai coché la case exonération fiscale zone Franche dans formulaire M0 lors de la création de la société. Ca ne suffit pas il faut tout de même faire la demande ensuite… Sur ceux, bon courage à tous, tenez bon d’ici 10 ans le système français sera à jour (enfin nous l’espérons).

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ohlala ça me rappelle d’autres experiences de paperasse qui prend un temps fou à faire et qui ne sert à rien parce que quand tu appelles, il faut réenvoyer le document, réenvoyer une AR, re-passer à l’agence … .et ça prend des mois sans réel avancement.

Bonjour, pour ma part je délègue tout cela à mon assistante administrative Freelance + comptable + service juridique. Je ne m’occupe plus que de signer les papiers quand c’est nécessaire.

Ils gèrent cela mieux que moi, en moins de temps et avec le sourire ! :wink:

Bonne continuation,
Pierre

Merci Pierre! si ce n’est pas indicret, ça te coûte combien en moyenne par mois d’avoir les trois services? et lequel des trois pour toi est le plus important?

Bonjour @julietteBN :

  • mon assistante administrative est 45€ HT / heure, je lui achète 7 heures / semaine soit environ 1400€ HT / mois
  • mon service comptable et juridique est inclus dans les frais de ma coopératives d’activités, soit 7500€ HT / an (5,5% de 135k€ HT CA en 2018)

Est-ce que cela te semble suffisamment transparent ?
Pierre

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Merci beaucoup pierre, t’es super!!
c’était pour avoir une idée et ça me semble jouable pour ce montant/heure. J’ai déjà essayé d’avoir un assistant pour un prix similaire (sur upwork si tu connais) et la qualité de travail n’était juste pas là. Et ce n’était même pas du pur administratif, principalement de l’excel et CRM.

tu as utilisé quelle plateforme pour trouver ton assistante et comment fais-tu quand c’est des données sensibles (comptes impots, mot de passes, etc)?

Bonjour @julietteBN, j’ai mis 18 mois avant de trouver la perle rare.
J’ai échangé avec de nombreux entrepreneurs pour avoir des suggestions de noms et des recommandations de personnes sérieuses. :slight_smile:

Aujourd’hui mon assistante est devenue mon bras droit. Je lui délègue toutes les tâches qui ne sont pas dans mon coeur de business. Elle a changé d’activité courant 2018 (elle c’est spécialisé sur du conseil RGPD), je suis le seul client « assistanat administratif » qu’elle garde. ^^

J’ai depuis rencontré d’autres assistant(e)s et je te conseil de contacter Eloïse LANARD ou au +33 7 84 21 55 36 (son numéro est publique sur son site). Elles sont deux associées basées à Lyon, les retours que j’ai de leur service sont très bon.
Si j’ai besoin de plus de volumes d’heures à l’avenir je ferais appel à leur service les yeux fermés.

Pour les données sensibles et la confidentialité, tout d’abord une question de relation humaine et de confiance. J’ai passé du temps à discuter avec mon assistante pour comprendre ses motivations et son mode de fonctionnement. J’ai créé une relation privilégié qui a pris plusieurs mois à s’établir. J’estime qu’il a fallut 9 mois pour qu’elle soit à son plein potentiel sur mon activité. :slight_smile:
La partie contractuelle est essentielle. Nous avons un contrat de prestation de service qui pose le cadre, qui régis les règles de confidentialité et qui précise les limites de la mission.
Oui Stéphanie a accès à l’ensemble de mes données sensible, contrat client, échanges juridiques, litiges, emails avec ma mère, compte bancaire, etc. C’est une relation particulière. C’est le prix à payer pour déléguer une partie de la gestion de sa vie.

Pour fluidifier les échanges au quotidien j’ai mis en place un coffre partagé sur 1Password. Si je lui demande une action et qu’elle n’a pas les accès en 2 clics sur mon app mobile je peux lui transférer min accès. Quand elle créé un compte pour moi elle ajoute les identifiants dans le coffre partagé et j’y ai accès. J’ai aussi revu sa politique de sécurité informatique de fond en comble. Je lui ai fait mettre un mot de passe fort sur son ordinateur ainsi que sur son smartphone. Je lui ai fait activé les authentification à deux facteurs là ou c’est possible.
Sur la partie délégation de tâches je passe par Todoist avec un compte Business, je peux créer des tâches et lui assigner. Elle peux les commenter, me le ré-assigner et les clore. Cela permet le suivi.
70% du temps que je délègue c’est de la réponses aux emails, pour cela j’utilise FrontApp qui permet de donner accès à mes 5 boites emails pro à d’autres personnes, de commenter les conversation de façon privé, de s’assigner les emails, etc. Front nous fait gagner un temps considérable. Elle a pour consigne de ne pas envoyer d’emails à ma place. Elle prépare les brouillon et une à deux fois par jour je repasse dessus, les modifie si besoin, et les envoies. L’important c’est que si je t’envoie un email à 17h et que je te croise à 19h à un apéro je soit au courant de l’email qui t’a été envoyé depuis ma boite email pro. :smiley:

Petit à petit j’écris des modes opératoires précis pour chaque tâches qui sort de l’ordinaire. Par exemple j’ai lancé un site pour trouver ton logiciel marketing automation début 2018 : Comparer.pro, j’ai eu des retours par email avec des corrections à faire, des bugs, etc. Pour chacun de ses retours il a fallut créer un ou plusieurs tickets techniques sur Github pour l’équipe de développeurs. Je lui ai appris à le faire, nous avons fait les trois premiers ensemble et maintenant elle est autonome. Quand j’ai un retour par email je lui assigne l’email (ou elle se l’auto-assigne si elle le voit avant moi ^^) et elle fait le nécessaire.

J’espère que ce retour d’expérience te seras utile.

Bonne continuation Juliette.
Pierre

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Ton processus est vraiment bien huilé et ça ne peut que marcher avec la bonne personne.
Je prends note de tous ces tuyaux, j’en aurai sûrement besoin dans le futur.
et je vais de ce pas créer un compte chez 1password. ça m’encouragera à me connecter plus régulièrement à mes différents comptes.

Encore merci pour ces précieux conseils!

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Proposé avec ❤ ️par Camille Roux