Bonjour @julietteBN, j’ai mis 18 mois avant de trouver la perle rare.
J’ai échangé avec de nombreux entrepreneurs pour avoir des suggestions de noms et des recommandations de personnes sérieuses. 
Aujourd’hui mon assistante est devenue mon bras droit. Je lui délègue toutes les tâches qui ne sont pas dans mon coeur de business. Elle a changé d’activité courant 2018 (elle c’est spécialisé sur du conseil RGPD), je suis le seul client « assistanat administratif » qu’elle garde. ^^
J’ai depuis rencontré d’autres assistant(e)s et je te conseil de contacter Eloïse LANARD ou au +33 7 84 21 55 36 (son numéro est publique sur son site). Elles sont deux associées basées à Lyon, les retours que j’ai de leur service sont très bon.
Si j’ai besoin de plus de volumes d’heures à l’avenir je ferais appel à leur service les yeux fermés.
Pour les données sensibles et la confidentialité, tout d’abord une question de relation humaine et de confiance. J’ai passé du temps à discuter avec mon assistante pour comprendre ses motivations et son mode de fonctionnement. J’ai créé une relation privilégié qui a pris plusieurs mois à s’établir. J’estime qu’il a fallut 9 mois pour qu’elle soit à son plein potentiel sur mon activité.
La partie contractuelle est essentielle. Nous avons un contrat de prestation de service qui pose le cadre, qui régis les règles de confidentialité et qui précise les limites de la mission.
Oui Stéphanie a accès à l’ensemble de mes données sensible, contrat client, échanges juridiques, litiges, emails avec ma mère, compte bancaire, etc. C’est une relation particulière. C’est le prix à payer pour déléguer une partie de la gestion de sa vie.
Pour fluidifier les échanges au quotidien j’ai mis en place un coffre partagé sur 1Password. Si je lui demande une action et qu’elle n’a pas les accès en 2 clics sur mon app mobile je peux lui transférer min accès. Quand elle créé un compte pour moi elle ajoute les identifiants dans le coffre partagé et j’y ai accès. J’ai aussi revu sa politique de sécurité informatique de fond en comble. Je lui ai fait mettre un mot de passe fort sur son ordinateur ainsi que sur son smartphone. Je lui ai fait activé les authentification à deux facteurs là ou c’est possible.
Sur la partie délégation de tâches je passe par Todoist avec un compte Business, je peux créer des tâches et lui assigner. Elle peux les commenter, me le ré-assigner et les clore. Cela permet le suivi.
70% du temps que je délègue c’est de la réponses aux emails, pour cela j’utilise FrontApp qui permet de donner accès à mes 5 boites emails pro à d’autres personnes, de commenter les conversation de façon privé, de s’assigner les emails, etc. Front nous fait gagner un temps considérable. Elle a pour consigne de ne pas envoyer d’emails à ma place. Elle prépare les brouillon et une à deux fois par jour je repasse dessus, les modifie si besoin, et les envoies. L’important c’est que si je t’envoie un email à 17h et que je te croise à 19h à un apéro je soit au courant de l’email qui t’a été envoyé depuis ma boite email pro. 
Petit à petit j’écris des modes opératoires précis pour chaque tâches qui sort de l’ordinaire. Par exemple j’ai lancé un site pour trouver ton logiciel marketing automation début 2018 : Comparer.pro, j’ai eu des retours par email avec des corrections à faire, des bugs, etc. Pour chacun de ses retours il a fallut créer un ou plusieurs tickets techniques sur Github pour l’équipe de développeurs. Je lui ai appris à le faire, nous avons fait les trois premiers ensemble et maintenant elle est autonome. Quand j’ai un retour par email je lui assigne l’email (ou elle se l’auto-assigne si elle le voit avant moi ^^) et elle fait le nécessaire.
J’espère que ce retour d’expérience te seras utile.
Bonne continuation Juliette.
Pierre
Un tuyau qui marche plutôt bien - en tout cas pour mon cas - c’est « Just start it ». En faisant le premier pas, en général le reste suivra tout naturellement si on a à cœur de faire les choses bien une fois qu’on les a commencées 