Bonjour,
Je suis gérante d’une société de formation et je m’interroge sur les modalités de facturation adaptées à ma situation. Dans mes conditions générales de vente et dans les conventions de formation adressées à mes clients, il est bien précisé qu’un règlement intégral est exigé pour être inscrit à une formation (durée d’une journée, formation qui a généralement lieu 6 mois plus tard). En pratique, les clients me renvoient la convention signée accompagnée d’un règlement pour entériner leur inscription. Le règlement est encaissé dans la foulée. Jusque là pas de problème.
En revanche, je m’interroge sur les modalités pratiques de facturation. Au moment où je reçois et encaisse le règlement de mes clients, la prestation de formation n’a pas encore eu lieu (elle aura lieu au minimum 6 mois plus tard).
Est-ce que lorsque je reçois le règlement intégral je peux faire une facture définitive qui indique dans son libellé une date de prestation de formation ultérieure à la date de facture ? Ou alors, dans la mesure où la date de la prestation n’est pas encore passée, je suis contrainte de faire une facture d’acompte, à 100% (ce qui me semble étrange dans le principe) ? Dans ce cas-là, quand la prestation aura effectivement eu lieu, je ferai une facture de solde définitive avec un reste à payer nul. Je crois que je ne peux pas simplement encaisser la somme et attendre que la prestation de formation ait eu lieu pour facturer, il me semble qu’une facture correspondant à ce mouvement de fonds est obligatoire… Je précise que l’activité est exonérée de TVA donc je n’ai pas de problématique de ce côté-là.
Ma question pourrait en fait se résumer ainsi : une prestation de service qui a lieu sur une date délimitée (il ne s’agit pas d’un contrat échelonné dans le temps) peut-elle être facturée avant sa réalisation ? Toutes les règles que j’ai lues évoquent la date limite pour facturer après la réalisation de la prestation. Or, je suis dans la situation inverse : idéalement j’aimerais pouvoir émettre une facture avant la réalisation de la prestation. Cela me permettrait d’éviter un double traitement facture d’acompte à 100% avant la prestation + facture de solde (reste à payer à 0) après prestation. Je ne sais pas si c’est légal. Cela ne semble pas interdit.
Si quelqu’un peut m’éclairer, j’en serais très reconnaissante!
Merci d’avance,
Clé
Bonjour Clé,
Bienvenue sur le forum !
Pour commencer, sache que les entreprises ne peuvent pas payer sans facture. Pour ma part si je m’inscris à ta formation, j’ai besoin d’une facture pour émettre un virement vers ton compte. Pas de facture = pas de paiement.
Ta question est tout à fait pertinente et concerne un aspect important de la gestion comptable et financière de ton activité de formation. Voici quelques éléments de réponse pour t’aider à clarifier la situation :
Facturation avant la prestation
1. Émission d’une facture avant la prestation
En principe, la facturation d’une prestation de service doit se faire après la réalisation de celle-ci. Cependant, il est possible d’émettre une facture avant la réalisation de la prestation dans certaines conditions. Dans ton cas, étant donné que tes conditions générales de vente exigent un règlement intégral pour valider l’inscription à une formation, tu peux effectivement émettre une facture à ce moment-là.
2. Facture d’acompte ou facture définitive
- Facture d’acompte : une solution serait d’émettre une facture d’acompte lorsque tu reçois le paiement, même si cet acompte correspond à 100% du montant de la formation. Cela peut paraître étrange, mais c’est une pratique courante dans certaines industries. Par la suite, une fois la formation effectuée, tu émettras une facture de solde à 0€ pour indiquer que la prestation est terminée et que le paiement a été intégralement reçu.
- Facture définitive : une autre solution, qui semble plus simple dans ton cas, est d’émettre directement une facture définitive lorsque tu reçois le paiement. Tu peux mentionner sur la facture la date prévue de la formation. La mention de cette date ultérieure n’est pas un problème en soi, tant que la prestation est clairement définie et datée.
Obligations légales et comptables
- Obligation de facturation : tu as raison de mentionner que l’encaissement d’un paiement doit être suivi de l’émission d’une facture, car toute transaction financière doit être documentée. Le Code de commerce impose l’émission d’une facture pour tout paiement reçu.
- Facturation anticipée : rien dans la législation n’interdit de facturer une prestation avant sa réalisation, surtout si les conditions contractuelles le prévoient.
Exonération de TVA
Comme ton activité est exonérée de TVA, cela simplifie les choses. Tu n’as pas à te soucier des règles spécifiques de TVA liées aux facturations d’acomptes.
Recommandations
- Conditions générales de vente (CGV) : assure-toi que tes CGV mentionnent clairement que l’inscription à une formation est validée par le paiement intégral, et que ce paiement donne lieu à une facturation immédiate.
- Précision sur la facture : lorsque tu émets une facture définitive avant la réalisation de la prestation, indique clairement sur la facture la date prévue de la prestation. Par exemple : « Formation du [date] - Facturation anticipée selon les CGV. »
- Coordination avec ton comptable : enfin, je te recommande de vérifier cette pratique avec ton comptable ou expert-comptable pour t’assurer que ton approche est bien conforme à tes obligations comptables spécifiques et à tes besoins opérationnels.
En suivant ces recommandations, tu devrais être en mesure de gérer tes facturations de manière légale et efficace, tout en évitant la complexité d’une double facturation (acompte et solde).
N’hésite pas si tu as d’autres questions !
A bientôt,
Pierre
Bonjour Pierre,
Un IMMENSE MERCI pour cette réponse très étayée et très claire !
Je vais donc appliquer vos conseils à la lettre!
Clé