Scanner tout : solution efficace pour facturettes ?

Gestion du temps
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Pour gagner en efficacité, je scanne tout et j’échange mes factures avec le comptable via Dropbox. Tout va bien à un détail près :

Comment faites-vous pour scanner rapidement et en masse vos facturettes ? Les renommer proprement, etc… sans y passer un après-midi de week-end tous les 2 mois ?

Mes essais insatisfaisants :
– La vitre du scanner avec 3-4 facturettes cohérentes groupées : trop lent
– Genius Scan sur le mobile, à chaud quand je récupère la facturette, mais je ne suis jamais dans les circonstances de faire ce scan instantanément et elle finit au fond du porte-feuille pour 2 mois…
– Le chargeur du scan : le mien ne prend pas correctement la liasse de facturettes multi formats…

Des idées ?

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Pour ne plus avoir a scanner, chez nous on utilise https://www.idocus.com

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@camilleroux si je comprends bien, tu envoies tes facturettes par la poste et iDocus se charge du scan ?

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Exactement :slight_smile: C’est même eux qui te donnent les pochettes pour les envoyer. Fini les scan de factures, fini les tableaux de frais…

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Tu peux aussi regarder https://www.anyti.me/, c’est une solution qui inclue une carte bleue qui te remonte tout en direct. De plus, quand tu scannes le ticket avec leur app, ça remonte direct dans le compte et la TVA est validée manuellement par des opérateurs.

On le teste en ce moment et c’est assez bluffant.

Après, si tu procrastines et garde la pile dans ton portefeuille, c’est un autre problème :slight_smile:

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Il y a aussi Doxie. C’est un mini-scanner autonome, sans-fil et portatif, qui ne nécessite pas d’ordi et envoie tout sur dbox ou autre : http://www.getdoxie.com/product/doxie-go/
Jamais testé mais ça a l’air pas mal.

Ceci dit, la solution de @camilleroux est particulièrement séduisante ! Quid toutefois de la Poste qui perd la lettre ?

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Merci pour ces excellentes idées, variées en plus.

Dans l’idéal idocus serait la solution. D’autres solutions du même type à proposer ?

Mais je vais tester un scan pour simple que mon actuel dans l’esprit du doxie. Mais pour le coup, le IRIScan Anywhere 3 Wifi monte à 1200ppp et semble avoir un meilleur rapport qualité/prix.

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Il y’a pour moi plusieurs questions dans le sujet évoqué :

  • Avec quel matériel scanner ? : Pour un professionnelle un bon scanner, de marque si possible avec chargeur bac feuille format A4 ou éventuellement A3 en fonction des besoins. Une connectique USB ou éventuellement réseau (Ethernet, Wifi). Pour un indépendant il existe des solutions tout en un (multi-fonction, imprimante + scanner couleur) autour des 150€. C’est modèle sont en jet d’encre et pour un peu plus cher on peu avoir du laser couleur ;

  • Comment utiliser le matériel ? : En fonction des systèmes utilisés (Linux, OSX, Windows, …) le constructeur va proposer plus ou moins des solutions logiciels en mesure de piloter l’ensemble des fonctions de base de l’équipement (impression, numérisation, …). En fonction, du logiciel de numérisation, il sera ainsi possible de créer des profil de numérisation standard exploitant les différentes caractéristiques du matériel, pour des formats standards ou spécifiques, couleurs ou noir et blanc. Il existe aussi des solutions logiciels indépendantes du matériel ;

  • Comment s’organiser ? : Déjà il faut être très structuré au niveau hiérarchisation des répertoires et de façon générale méthodiques et organiser. Ensuite, il est préférable de stocker les documents numérisés dans un répertoires. Généralement les scanners propose de générer un nom automatiquement, en nommant les documents avec la date du jour de la numérisation et un incrément un suffixe, c’est un peu plus facile. Cela est surtout pratique lorsque l’on utilise le feuille à feuille, qui est très pratique quand on à quelques volumes. On renomme ensuite les fichiers, on les classes et on fais les copies nécessaires, dans un répertoires dédiés pour les pièces comptables à transmettre par exemple.

A ma connaissance, sauf erreur de ma part et en fonction de la législation, le comptable est sensé travailler sur les pièces originales ce qui pose problème lors de la transmission de pièces numérisés.

Pour ma part, j’utilise une grosse multi-fonction HP OfficeJet et je procède la manière indiqué, je gagne du temps. Pas pour scanner les documents mais, pour retrouver les documents, le suivie administratif et la transmission des pièces et autres documents justificatifs par exemple.

Pour la numérisation sur mobile, j’utilise CamScanner sur Android, après c’est une question de goût et les goût et les coleurs… ça ne se discutent pas.

Comme je me plais à le dire souvent, le numérique n’est qu’un support, ce ne sont que des outils… et les utilisateurs bien organisés n’ont pas trop de problèmes… d’usage !

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Autre solution qui m’a beaucoup plu :

Pour mes comptes pro, j’utilise l’application BANKIN PRO, il y a un module de gestion des notes de frais. Je prends une photo de ma facturette (un peu comme genius scan il est vrai) mais l’avantage c’est qu’ensuite:

  • Il me rentre les informations de la facturette dans ma note de frais (TVA, Raison Sociale, etc)
  • En fin de mois, je m’envoie par mail ma note de frais sous excel : une feuille avec la note de frais proprement dite, une feuille avec l’ensemble des scans
  • Etant gestionnaire de mes comptes pro, il rapproche les paiements CB des informations rentrées en notes de frais.

Bref, sur cette fonctionnalité, je suis un utilisateur ravi !

Cordialement,
Js Leleu

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Ici nous utilisons ScannerPro dont nous sommes très content - ça extrait la zone papier de la photo, compresse en mode « fax », et upload le tout dans Dropbox (ou Google Drive, EverNote etc).

Je préfère cette solution à tout envoyer à une boite, car un colis peut toujours se perdre et on peut être assez embêté après.

On pointe ensuite avec une appli interne qui prend nos fichiers bancaires OFX, et on envoie le tout à notre comptable en numérique, à la fréquence qui nous arrange.

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Merci pour tout ces partages de vos pratiques.

Voici en synthèse ce que je note sur les outils qui ont vos préférences :
– Un bon Scanner a chargeur, connecté au stockage Cloud, éventuellement portable (Doxie Go, IRIScan Anywhere)
– Un bon soft de Scan mobile (GeniusScan, ScannerPro) souvent combiné à un service en ligne (Bankin Pro, Anyti.me)
– Voire un service full en ligne (idocus.com)

Pour ma part, je me rends compte que c’est la rapidité d’usage qui va l’emporter (d’où ce sujet dans « Gestion du Temps »), pour cela

  1. le soft mobile ne me convient pas : la facturette ne peut être scannée au péage ou à la sortie de la boulangerie. Résultat, elle reste 2 mois dans le porte-feuille et elles m’occupent un soir ou un week-end en pestant. Intuitivement c’était pourtant le plus séduisant et les applis sont bien faites.

  2. le scan fixe (ou mobile) est surement une bonne solution, je vais tester le IRIScan Anywhere qui peut « avaler » les facturettes très vite, les envoyer dans ma Dbox tout en étant transportable et 1200ppp ! Compte-rendu à venir

  3. le service complet de scan, pourquoi pas, mais je ne pense pas avoir la masse critique non plus.

D’autres idées ?

Encore merci

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La question finale à évoqué c’est la dématérialisation de l’ensemble des processus qui sont encore aujourd’hui sous forme papier.

Il y a des avancés mais, il y a encore beaucoup de chemin à faire avant que l’ensemble des factures, tickets de caisse et autres justificatifs soient dématérialisés complètement.
C’est aussi une question de standard et d’équipements, qui pour le commerçant peu représenter un coût assez lourd.
Il faut aussi que c’est documents, nécessaires au niveau comptable et donc fiscale, soient reconnu… y a encore du boulot là aussi.

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Bonjour,
Suite à la dernière contribution, on voit bien que le problème est beaucoup plus grand que la seule question du scan et de la saisie des notes de frais.

Nous réfléchissons à un moyen de faciliter la création d’applications à la volée de manière très simple et intuitive pour n’importe qui. Nous avons créé un prototype que vous pouvez tester ici: kadata.in
Nous avons créé un modèle de gestion de notes de frais, mais il n’est peut être pas optimal. Qu’en pensez vous ?
Pour vous, quelle serait la solution idéale pour commencer un projet de démat dans votre entreprise ?
Parce que commencer à scanner des factures, c’est bien, mais après ?

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@thoomasbro,

Je vais me faire l’avocat du diable mais, la création automatique d’application est plutôt une chose complexe.
Cela peu fonctionner pour des applications simples, avec une ergonomie et un fonctionnel peu complexe mais, c’est rarement le cas.

Les environnements de développement tout en automatiser sont peu ou prou performant et beaucoup de projets sont encore réalisés de façon très artisanale.
Il existe également des solutions de type workflow avec interface customizable.

Les utilisateurs on besoins d’application dont l’ergonomie est très travaillé tout en restant simple. Si possible avec des interfaces d’importation et d’exportation.
Quand aux solutions de dématérialisation, voir de GED il en existe déjà de nombreuses sur le marché, certaines fonctionnent en mode SaaS d’ailleurs.

L’intégration avec du matériel parfois exotique pour ce type de solution est nécessaire et dans des structures relativement importante, celles-ci utilisent des scanners réseau, voir des photocopieurs. Ce qui n’est pas une chose forcément aisée.

Questions dépenses IT les indépendants et petites structures n’ont pas forcément de budget et compte tenu du contexte actuelle, elles n’arrivent pas forcément à en dégager pour le numérique. C’est fortement dommage mais, c’est comme ça…

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On a un Doxie au boulot et dans les faits c’est loin d’être idéal : c’est lent, le multipage est une plaie (il faut attacher les pages entre elles à postériori), et ça ne scanne pas facilement les reçus thermiques.

Au final, on reste sur bon vieil HP bien rapide.

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Hello,

Il y a eu déjà plein de réponses intéressantes, mais nous faisons autrement ici. J’ai tout dématérialisé simplement et au quotidien ça fait du bien car c’est efficace.

La solution c’est Evernote et son abonnement premium à 40 €/an + son application magique Scannable.

Scannable :

Je prend en photo tout ce qui existe encore en papier. Ça se fait en survolant le document de taille diverse, sans même appuyer sur l’écran. Il recadre et nettoie l’image. J’appuie sur envoyer et ça part dans un carnet de note que j’ai appelé « Inbox » dans mon compte Evernote.

La version android était un poil moins aboutie que sur iOS il y a quelques mois. Je ne sais pas si ça s’est amélioré depuis.

Evernote :

On ne le présente plus, et pourtant c’est tellement pratique avec des documents. En effet la version premium inclu la reconnaissance des caractères OCR, et il est donc très facile de faire des recherches pointues à l’intérieur de l’ensemble de ses éléments sur des années en arrière. Même les tickets CB sont lu, et on retrouve rapidement un montant par exemple. Le comptable a un accès complet, et l’expert aux pièces qu’il demande.

Evernote me fourni une adresse email personnelle qui permet de créer une note en envoyant un mail dessus. Avec une règle bien faite dans sa boite mail (filtres Gmail par ex.) on peut renvoyer directement tous les mails qui contiennent une facture en pièce jointe vers son carnet Evernote !

Tout arrive dans un carnet « inbox » que je traite. Ça pourrait être le comptable d’ailleurs. Je renomme et annote ce qu’il faut pour chaque pièce. Ma convention de titrage c’est : AAAA-MM-JJ Société : Sujet
Une fois que c’est fait tout est archivé dans un carnet de note spécifique.

Le tout est sauvegardé via une configuration sur cloudHQ vers un serveur de backup.

edit: J’ai aussi fait un outil rapide pour que mon comptable s’y retrouve avec les tags evernote de notre système.

eFactures :

On peut aller plus loin : pour 10 €/mois, on a configuré des dizaines de « facturiers » sur eFactures afin de rapatrier automatiquement toutes les factures en un seul endroit. Puis les PDF vont dans un dossier Dropbox bien classé ! C’est notamment appréciable pour les achats sur Amazon par exemple, qui est une vraie plaie pour tous les comptables de cette planète.

Si on veut encore pousser l’automatisation on rajoute une synchronisation cloudHQ de Dropbox à Evernote et là c’est parfait. Dans le détail il faut faire une synchro Dropbox->Evernote dans un carnet dédié à eFactures, puis une synchro de ce dit carnet vers son carnet Inbox dans Evernote, sinon vous rencontrerez quelques difficultés dans le temps que le développeur n’a pas encore réglé.

Je serais curieux de savoir qui utilisera ce workflow :wink: En tous cas rien que l’app Scannable est fabuleuse.

Si vous souhaitez vous abonner à Evernote premium, vous pouvez le faire via mon lien de parrain ici pour que vous ayez 3 mois offerts (et moi 5 pts) :wink:

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Bonjour et merci pour ces mines d’informations ! Pour ma part j’utilise ScanTicket qui est une app ultra simple d’utilisation mais d’une efficacité effroyable : Catégories, Recherche, Export DropBox, Mail… tout y est et c’est super simple, très pratique quand on est comme moi très pressé ou bien quand les tickets en papier s’accumlent sur le bureau… Elle fonctionne sur iPhone et iPad et est en français et faite par des français : French Tech power !